Health-Check von Lager und Versand: Die wichtigsten Fragen im Überblick

Warum ist eine Potenzialanalyse der Lagerkosten und Versandabteilungen, der sogenannte Health-Check, wichtig?

Im Rahmen des Health-Checks erhalten unsere Kunden von uns einen Überblick ihrer Kosten für ihren Versand und ihre Lagerhaltung. Dabei stellt die Umschlagshäufigkeit auch für die Einkaufsabteilung einen großen und nützlichen Indikator dar. Die Betrachtung der Lagerkennzahlen geht einher mit einer Analyse der Arbeitsabläufe der Versandabteilung. So wird aufgezeigt, wo entsprechende Workflows ineinandergreifen und wie diese zu einem Gesamtergebnis des Warenflusses führen.
Diese ganzheitliche Betrachtung enthält aktuelle, objektive Benchmarks, die Einsparpotenziale konkret verdeutlichen. Ebenfalls werden dadurch Verbesserungsmöglichkeiten der Gesamtperformance der Lieferkette sichtbar.

Insgesamt ist es das Ziel des Health-Checks, für das Lager und die Versandabteilung, dem Kunden Verbesserungspotenziale und entsprechende Optimierungsmaßnahmen aufzuzeigen. Letztlich bekommt der Kunde mit den datenbasierten Ergebnissen sowohl monetär als auch prozessorientiert eine Entscheidungsgrundlage.

Welche Einsparungen sind möglich?

Im Schnitt erreichen die Projekte Einsparungen von etwa 10 Prozent. Die Bereiche Lagerlogistik und Versandabteilung sind in der Regel getrennt voneinander zu betrachten. In der Gesamtsumme ergeben sich dadurch dann oft deutlich höhere Einsparungen.

Wann sollte man einen Health-Check seines Lagers und Versands durchführen?

Ein Health-Check sollte so früh wie möglich durchgeführt werden. Je eher man Potenziale identifiziert, umso eher kann man sie umsetzen.

Beispielsweise gibt es für verschiedene Dienstleistungen wie Lagerlogistik oder Intralogistik auch Jahresverträge. Hier ist es empfehlenswert, eine solche Potenzialanalyse schnellstmöglich durchzuführen, um den Überblick zu behalten und die Preisentwicklungen am Markt zu seinem Vorteil nutzen zu können. Außerdem benötigt man im operativen Bereich oft mehr Zeit für Veränderungen und die Umstellung von Prozessen.

Wie werden die Daten für die Analyse gesammelt?

Da wir praxisorientiert arbeiten, führen wir die Datenerfassung auf zwei Wegen durch.

Zum einen erfolgt eine Datensammlung über die Sichtung der Unterlagen der entsprechenden Abteilungen. Hier schauen wir uns die Fakten von den Bereichen Lager, Transport und Versand genau an.

Zum anderen führen wir an ein bis zwei Tagen eine Beobachtung der operativen Arbeitsweise durch. Das ist erforderlich, um ein genaueres Bild und ein besseres Verständnis der täglichen Arbeit zu bekommen. Dabei stellen wir auch konkrete Fragen an das Fachpersonal.

Im Lager laufen alle Fäden eines Unternehmens zusammen. Allein hier erkennt man bei der praxisorientierten Beobachtung oft konkrete Beispiele zur Verbesserung ebenfalls anderer Prozessfelder. Das hat einen positiven Einfluss unter anderem auf das gesamte Supply Chain Management.

Die gesammelten Daten umfassen klassische Informationen wie Lagerkosten, Personalkosten, Mieten für Flurförderfahrzeuge, IT-Anbindungen und Warenwirtschaftssystem. Um den Arbeitsaufwand für den Kunden so gering wie möglich zu halten, fragen wir konkrete Unterlagen an und setzen diese Informationen entsprechend mit unseren Beobachtungen zu einem ganzheitlichen Konzept zusammen.

Selbstverständlich ist hierbei die Wahrung von Vertraulichkeit durch Non-Disclosure Agreements (NDAs). Das bedeutet, dass wir keine Informationen mit dritten Parteien ohne die Zustimmung des Kunden austauschen.

Wie lange dauert eine solcher Health-Check?

Am Anfang steht der Prozess zur Datensammlung. Dessen Dauer kann recht stark variieren. Parallel dazu ist schon ein Ortstermin möglich. Sobald alle Daten vorliegen, nimmt ihre Auswertung noch einige Tage in Anspruch.
Wir planen im Durchschnitt eine Dauer von zwei bis drei Wochen ein.

Wie gestalten sich die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kunden während der Analysephase?

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, die Kunden so wenig wie möglich in ihrer täglichen Routine zu stören. Getreu des Mottos „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ arbeiten wir direkt mit den entsprechenden Verantwortlichen zusammen und bleiben dabei immer offen und transparent.

Wir vermeiden auf jeden Fall, dass sich die Mitarbeiter kontrolliert fühlen. Nur so führt eine operativ angelegte Analyse einschließlich der Beobachtung von Arbeitsroutinen zu einem ordentlichen Ergebnis. Der Austausch ist offen und freundlich kollegial.

Auf welche Weise werden die Ergebnisse des Health-Checks präsentiert, und wie detailliert bzw. zuverlässig sind diese?

Die Ergebnisse des Health-Checks werden in Form einer sehr detaillierten PowerPoint-Präsentation vorgestellt. Bei diesen Präsentationen werden die Zahlen visualisiert und die jeweiligen Zusammenhänge veranschaulicht. Das ermöglicht es den Unternehmen, genau nachzuvollziehen, wie die Benchmarks zustande gekommen sind und als Wertmaßstab für den Health-Check genutzt werden. Die Ergebnisse sind sehr genau hergeleitet und belastbar. Sie zeigen kurz- und langfristige Savings sowie Verbesserungspotentiale auf einen Blick an.

Was sind die typischen Reaktionen auf der Seite der Kunden, wenn ihnen die Ergebnisse vorgestellt werden?

Die typischen Reaktionen der Kunden auf die vorgestellten Ergebnisse variieren.

Unsere Analyse hat einen sehr operativen Bezug. So trifft man manchmal auf Mitarbeiter, die Angst vor Veränderungen ihrer täglichen Routine haben. Hier ist es besonders wichtig, diese Personen nicht allein zu lassen und ihnen verständlich zu machen, dass sie sich keine Sorgen machen müssen. Vielmehr muss man ihnen ihre Vorteile der Optimierungen aufzeigen. So verstehen die Mitarbeiter dann auch, dass nach den entsprechenden Umstellungen weniger Aufwand auf sie wartet.

Ein solcher Dialog gelingt in den meisten Fällen sehr gut, da die Fakten des Health-Checks für sich sprechen. Unser Rat ist es, die entsprechenden Fachabteilungen früh mit einzubinden und diese an dem Entwicklungsprozess teilhaben zu lassen. Hilfreich ist es auch, sie eigene Ideen einbringen zu lassen.

Welche Schritte empfiehlt Kloepfel 4PL Solutions Unternehmen nach der Analyse zur Implementierung der Ergebnisse?

Wir empfehlen den Kunden nach der Analyse, mit einem gemeinsamen Beratungsprojekt zu beginnen, um die identifizierten Einsparpotenziale zu realisieren. Bei der Umsetzung der Empfehlungen aus der Potentialanalyse arbeiten wir eng mit dem Kunden zusammen. Dazu gehören Verhandlungen mit Dienstleistern, Erstellung der neuen Prozessflows, die Durchführung von Workshops und die operative Implementierung unserer Empfehlungen.

Wie wird der Projekterfolg langfristig abgesichert?

Der Projekterfolg wird langfristig abgesichert, in dem wir den Mitarbeitern alles Notwendige an die Hand geben. Sie bekommen von uns dazu das Know-how und das gesamte Instrumentarium. So können sie die neuen Standards selbständig umsetzen.
Hilfreich ist hier der jeweils von Transparenz und kollegialem Umgang geprägte Projektverlauf. Es ist eine gute Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern des Kunden und den Beratern von Kloepfel 4PL Solutions als Kollegen und Coaches auf Zeit. So profitieren die Mitarbeiter des Kunden von einem Wissenstransfer, der es ihnen in Zukunft ermöglicht, Einsparpotenziale auch selbst zu erkennen und zu nutzen.

Frachtkosten-Potenzialanalyse: Die wichtigsten Fragen im Überblick

Kontakt:

Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com