{"id":21803,"date":"2026-03-12T14:57:14","date_gmt":"2026-03-12T13:57:14","guid":{"rendered":"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/?p=21803"},"modified":"2026-05-29T08:48:59","modified_gmt":"2026-05-29T06:48:59","slug":"optimising-indirect-procurement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/en\/lexikon\/indirekten-einkauf-optimieren-21803\/","title":{"rendered":"Optimising indirect procurement: Strategies for greater efficiency in the company"},"content":{"rendered":"<article>\n<section>\n<h3>Das Wichtigste vorab<\/h3>\n<p>Die <b>Optimierung des indirekten Einkaufs<\/b> bietet Unternehmen ein ungenutztes <a href=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/lexikon\/einsparpotenziale-einkauf-22016\/\">Einsparpotenzial<\/a> von 10 % bis 25 %. W\u00e4hrend der direkte Einkauf meist bereits effizient gesteuert wird, lassen sich hier durch digitale Kataloge, die B\u00fcndelung des \u201eTail Spend\u201c und automatisierte Prozesse massiv Prozesskosten senken und die Compliance erh\u00f6hen.<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section style=\"background-color: #666; border-radius: 20px; padding: 20px; border-left: 5px solid #e1b129; margin-bottom: 30px;\">\n<h3>Keyfacts zur Optimierung<\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Kernfokus: Reduzierung von Prozesskomplexit\u00e4t bei Nicht-Produktionsmaterial.<\/li>\n<li>Hauptergebnis: Weniger Lieferanten und schnellere Durchlaufzeiten durch Automatisierung.<\/li>\n<li>Wichtigstes Tool: E-Procurement-Systeme f\u00fcr \u201eGuided Buying\u201c.<\/li>\n<li>Trend 2026: Integration von <a href=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/lexikon\/nachhaltigkeit-einkauf-esg-21910\/\">ESG-Kriterien<\/a> direkt im Bestellvorgang.<\/li>\n<\/ul>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<nav>\n<h3>Inhaltsverzeichnis<\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">1. Definition: Indirekter Einkauf<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#blind-spot\">2. Warum der indirekte Einkauf oft ein \u201eblinder Fleck\u201c ist<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#strategien\">3. Die 5 effektivsten Strategien f\u00fcr mehr Effizienz<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#deep-dive\">4. Deep Dive: Tail Spend &amp; Technologie-Wahl<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#esg\">5. ESG &amp; Nachhaltigkeit: Der neue Standard 2026<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#change-management\">6. Change Management: Warum die Technik allein nicht reicht<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#roadmap\">7. Die 5-Schritte-Roadmap zur Umsetzung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#praxisbeispiel\">8. Praxisbeispiel: Effizienzsteigerung im Mittelstand<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fazit\">9. Fazit: Den indirekten Einkauf nachhaltig optimieren<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#faq\">10. FAQ: Den indirekten Einkauf optimieren<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/nav>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"definition\">\n<h2>1. Definition: Indirekter Einkauf<\/h2>\n<p><figure id=\"attachment_21804\" aria-describedby=\"caption-attachment-21804\" style=\"width: 300px\" class=\"wp-caption alignright\"><a href=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/indirekten-einkauf-optimieren.webp\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/indirekten-einkauf-optimieren-300x200.webp\" alt=\"Indirekten Einkauf optimieren\" width=\"300\" height=\"200\" class=\"size-medium wp-image-21804\" srcset=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/indirekten-einkauf-optimieren-300x200.webp 300w, https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/indirekten-einkauf-optimieren-1024x683.webp 1024w, https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/indirekten-einkauf-optimieren-768x512.webp 768w, https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/indirekten-einkauf-optimieren.webp 1536w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/a><figcaption id=\"caption-attachment-21804\" class=\"wp-caption-text\">Indirekten Einkauf optimieren<\/figcaption><\/figure>Der <a href=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/leistungen\/kostenoptimierung\/indirekter-einkauf\/\">indirekte Einkauf<\/a> umfasst die Beschaffung aller G\u00fcter und Dienstleistungen, die f\u00fcr den Betrieb eines Unternehmens notwendig sind, aber nicht direkt in das Endprodukt einflie\u00dfen.<\/p>\n<p>W\u00e4hrend der direkte Einkauf Rohstoffe f\u00fcr die Fertigung beschafft, sorgt der indirekte Einkauf f\u00fcr die notwendige Infrastruktur. Typische Warengruppen sind:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>IT &amp; Telekommunikation: Hardware, Softwarelizenzen, Cloud-Services.<\/li>\n<li>Facility Management: Reinigung, Energie, Geb\u00e4udeinstandhaltung.<\/li>\n<li>MRO-Bedarf: Maintenance, Repair and Operations (z. B. Werkzeuge, Schmiermittel).<\/li>\n<li>Professional Services: Beratungsleistungen, Marketing-Agenturen, Zeitarbeit.<\/li>\n<\/ul>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"blind-spot\">\n<h2>2. Warum der indirekte Einkauf oft ein \u201eblinder Fleck\u201c ist<\/h2>\n<p>In vielen Unternehmen liegt der Fokus auf den gro\u00dfen Produktionskosten. Der indirekte Bereich wird oft \u201enebenher\u201c erledigt, was fatale Folgen f\u00fcr die Marge hat: Die administrativen Kosten f\u00fcr eine 50-Euro-Bestellung sind oft genauso hoch wie f\u00fcr eine 5.000-Euro-Bestellung.<\/p>\n<blockquote><p>\u201eEffizienz bedeutet nicht, mehr Dinge zu tun, sondern die unn\u00f6tigen Dinge wegzulassen.\u201c<\/p><\/blockquote>\n<p>Ohne eine gezielte Strategie entstehen enorme Kosten durch tausende Kleinstrechnungen und einen unkontrollierten Wildwuchs an Lieferanten.<\/p>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"strategien\">\n<h2>3. Die 5 effektivsten Strategien f\u00fcr mehr Effizienz<\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>B\u00fcndelung von Volumina: Aggregieren Sie Bedarfe \u00fcber verschiedene Standorte hinweg.<\/li>\n<li>Lieferantenkonsolidierung: Reduzieren Sie die Anzahl der Kreditoren massiv, um den Aufwand in der Buchhaltung zu senken.<\/li>\n<li>Warengruppenmanagement: Schaffen Sie klare Experten-Verantwortlichkeiten f\u00fcr komplexe Kategorien wie \u201eMarketing\u201c oder \u201eIT\u201c.<\/li>\n<li>Standardisierung: Begrenzen Sie die Auswahl auf definierte Standard-Artikel.<\/li>\n<li>Rahmenvertr\u00e4ge: Verhandeln Sie langfristige Konditionen f\u00fcr wiederkehrende Dienstleistungen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section style=\"background-image: linear-gradient(to right, #e2b530, #eccf57); border-radius: 20px; color: #000000; padding: 20px; margin-bottom: 30px;\">\n<h3>W\u00fcnschen Sie hierzu eine Kurzberatung?<\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><a style=\"color: #000;\" href=\"tel:+4921194198433\">T: +49 211 941 984 33<\/a><\/li>\n<li><a style=\"color: #000;\" href=\"mailto:rendite@kloepfel-consulting.com\">M: rendite@kloepfel-consulting.com<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-21982\" src=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/Forbes2025_100.webp\" alt=\"Forbes Auszeichnung 2025\" width=\"198\" height=\"70\" \/> <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-23065\" src=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Beste-Berater-2026.webp\" alt=\"Beste Berater Auszeichnung 2026\" width=\"158\" height=\"70\" srcset=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Beste-Berater-2026.webp 316w, https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Beste-Berater-2026-300x133.webp 300w, https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Beste-Berater-2026-18x8.webp 18w\" sizes=\"auto, (max-width: 158px) 100vw, 158px\" \/><\/p>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"deep-dive\">\n<h2>4. Deep Dive: Tail Spend &amp; Technologie-Wahl<\/h2>\n<p>Ein tiefer Blick in die Daten zeigt: 80 % der Lieferanten verursachen oft nur 20 % des Einkaufsvolumens \u2013 das ist der sogenannte Tail Spend. Dieser Bereich bindet \u00fcberproportional viel Zeit.<\/p>\n<p>Im Jahr 2026 gewinnen hier spezialisierte Best-of-Breed-L\u00f6sungen gegen\u00fcber starren ERP-Modulen. W\u00e4hrend ERP-Systeme oft technisch komplex sind, bieten moderne Cloud-Plattformen ein \u201eAmazon-\u00e4hnliches\u201c Einkaufserlebnis. Dies erh\u00f6ht die Nutzerakzeptanz und sorgt daf\u00fcr, dass Eink\u00e4ufer Zeit f\u00fcr strategische Verhandlungen gewinnen, statt Kleinstbestellungen manuell zu bearbeiten.<\/p>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"esg\">\n<h2>5. ESG &amp; Nachhaltigkeit: Der neue Standard 2026<\/h2>\n<p>Nachhaltigkeit ist heute eine Kernaufgabe des Einkaufs. Der indirekte Bereich steuert einen Gro\u00dfteil der Scope 3 Emissionen. Ein moderner Prozess integriert ESG-Kriterien direkt in die Lieferantenauswahl. Wer heute optimiert, bevorzugt Anbieter mit zertifizierter CO2-Bilanz und f\u00f6rdert so aktiv die Klimaziele des Unternehmens.<\/p>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"change-management\">\n<h2>6. Change Management: Warum die Technik allein nicht reicht<\/h2>\n<p>Software allein l\u00f6st keine Probleme. Optimierung bedeutet immer auch eine Ver\u00e4nderung der Arbeitsweise. Mitarbeiter m\u00fcssen verstehen, dass die neuen Prozesse keine zus\u00e4tzliche Kontrolle, sondern eine Entlastung darstellen. Ein reibungsloser Roll-out gelingt nur, wenn die Anwenderfreundlichkeit der neuen Tools an erster Stelle steht.<\/p>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"roadmap\">\n<h2>7. Die 5-Schritte-Roadmap zur Umsetzung<\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Spend-Analyse: Identifizieren Sie die gr\u00f6\u00dften Kostentreiber und Lieferanten-Cluster.<\/li>\n<li>Strategie-Check: Definieren Sie Quick-Wins (z. B. B\u00fcrobedarf oder IT-Hardware).<\/li>\n<li>Tool-Auswahl: W\u00e4hlen Sie eine mobilf\u00e4hige L\u00f6sung mit intuitivem \u201eGuided Buying\u201c.<\/li>\n<li>Pilotphase: Testen Sie den Prozess mit einer Abteilung und festen Katalogen.<\/li>\n<li>Roll-out &amp; Monitoring: Skalieren Sie die L\u00f6sung und messen Sie die Reduzierung der Prozesskosten.<\/li>\n<\/ul>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"praxisbeispiel\">\n<h2>8. Praxisbeispiel: Effizienzsteigerung im Mittelstand<\/h2>\n<p>Ein Dienstleistungsunternehmen mit 800 Mitarbeitern hatte \u00fcber 500 Lieferanten f\u00fcr indirekte G\u00fcter.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Problem: Jede Abteilung bestellte dezentral; die Buchhaltung war mit manueller Rechnungspr\u00fcfung \u00fcberlastet.<\/li>\n<li>L\u00f6sung: Einf\u00fchrung eines zentralen Portals und Reduktion auf 5 Kernlieferanten.<\/li>\n<li>Ergebnis: Die Prozesskosten pro Bestellung sanken von 115 \u20ac auf 22 \u20ac. Die j\u00e4hrliche Gesamtersparnis lag bei \u00fcber 400.000 \u20ac.<\/li>\n<\/ul>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"fazit\">\n<h2>9. Fazit: Den indirekten Einkauf nachhaltig optimieren<\/h2>\n<p>Die Professionalisierung der Beschaffung ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Wer den <em>indirekten Einkauf optimieren<\/em> m\u00f6chte, muss Prozesskosten als strategische Gr\u00f6\u00dfe begreifen. Durch digitale Tools und konsequente B\u00fcndelung gewinnen Sie Liquidit\u00e4t und Zeit zur\u00fcck.<\/p>\n<blockquote><p>\u201eTransparenz ist das Fundament, auf dem jede effiziente Entscheidung w\u00e4chst.\u201c<\/p><\/blockquote>\n<p>Im Jahr 2026 ist ein digitalisierter indirekter Einkauf nicht mehr optional, sondern die Basis f\u00fcr ein zukunftssicheres Unternehmen.<\/p>\n<\/section>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<section id=\"faq\">\n<h2>10. FAQ: Den indirekten Einkauf optimieren \u2013 Ihre Fragen beantwortet<\/h2>\n<h3>Wo liegen die gr\u00f6\u00dften H\u00fcrden bei der Optimierung?<\/h3>\n<p>Meist liegen sie in der Datenqualit\u00e4t und der Akzeptanz der Mitarbeiter. Eine saubere Analyse der Ist-Ausgaben ist die wichtigste Vorarbeit.<\/p>\n<h3>Welches Einsparpotenzial ist bei den Prozesskosten realistisch?<\/h3>\n<p>Durch Automatisierung und E-Procurement lassen sich die Kosten pro Bestellvorgang oft um bis zu 70 % senken, wenn Sie den indirekten Einkauf optimieren.<\/p>\n<h3>Wie hilft KI beim indirekten Einkauf?<\/h3>\n<p>KI-Tools k\u00f6nnen heute automatisch Ausgaben klassifizieren, Anomalien in Rechnungen erkennen und sogar Preisvergleiche in Echtzeit \u00fcber hunderte Plattformen hinweg durchf\u00fchren.<\/p>\n<h3>Reicht eine Excel-Tabelle f\u00fcr den Anfang aus?<\/h3>\n<p>F\u00fcr die erste Analyse ja. Um jedoch nachhaltig den indirekten Einkauf zu optimieren, ist eine spezialisierte Software aufgrund der Prozessautomatisierung und Revisionssicherheit langfristig unumg\u00e4nglich.<\/p>\n<\/section>\n<aside class=\"author-box\">\n<div style=\"background-color: #666; border-left: 5px solid #e1b129; padding: 20px; border-radius: 20px; margin-top: 40px; margin-bottom: 20px; box-sizing: border-box;\">\n<div style=\"display: flex; flex-wrap: wrap; gap: 20px; align-items: center;\">\n<div style=\"flex: 0 0 100px; text-align: center;\"><img decoding=\"async\" style=\"width: 100px; height: 100px; border-radius: 50%; object-fit: cover; border: 2px solid #ffffff; box-shadow: 0 2px 5px rgba(0,0,0,0.1);\" src=\"https:\/\/kloepfel-consulting.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/christopher-willson.webp\" alt=\"Christopher Willson\" \/><\/div>\n<div style=\"flex: 1; min-width: 250px;\">\n<h4 style=\"margin: 0 0 5px 0; font-size: 18px; color: #ffffff;\">Christopher Willson<\/h4>\n<p style=\"margin: 0 0 12px 0; font-size: 13px; text-transform: uppercase; letter-spacing: 0.5px;\">Senior Manager Einkauf &amp; Supply Chain<\/p>\n<p style=\"margin: 0 0 15px 0; font-size: 14px; color: #ffffff; line-height: 1.5; \">Seit \u00fcber 12 Jahren im strategischen Einkauf und der Kostenoptimierung t\u00e4tig. Fokus auf Einkaufsberatung, Supply Chain Transformation und Restrukturierung f\u00fcr Mittelstand und Konzerne.<\/p>\n<div style=\"font-size: 14px;\"><a style=\"color: #e1b129; text-decoration: none; font-weight: bold; margin-right: 20px; display: inline-block;\" href=\"https:\/\/de.linkedin.com\/in\/christopher-willson\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><br \/>\n<span style=\"margin-right: 4px;\">\u2794<\/span> LinkedIn-Profil<br \/>\n<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/aside>\n<\/article>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [\n        {\n          \"@type\": \"Question\",\n          \"name\": \"Wo liegen die gr\u00f6\u00dften H\u00fcrden bei der Optimierung?\",\n          \"acceptedAnswer\": {\n            \"@type\": \"Answer\",\n            \"text\": \"Meist liegen sie in der Datenqualit\u00e4t und der Akzeptanz der Mitarbeiter. 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