IT-Einkauf: Die wichtigsten Fragen

Hohe Savings bei IT und Mobilfunk

Welche spezifischen Herausforderungen gibt es im IT-Einkauf im Vergleich zu anderen Einkaufsbereichen oder Warengruppen?

Im IT-Einkauf gibt es spezifische Herausforderungen, die sich deutlich von anderen Einkaufsbereichen oder Warengruppen unterscheiden. Die größte Herausforderung besteht darin, die Betriebsbereitschaft der IT sicherzustellen, da ein Ausfall die gesamte Unternehmensaktivität lahmlegen kann. Während ein defekter Laptop nur ein kleines Problem darstellt, würde der Ausfall der zentralen IT-Leitung den gesamten Betrieb stilllegen, da keine Verbindungen nach außen mehr möglich wären. Deshalb ist es entscheidend, dass Anbieter- oder Lieferantenwechsel keine Störungen verursachen.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die IT-Abteilung oft autark einkauft und der allgemeine Einkauf kaum involviert ist. Wir empfehlen jedoch die Zusammenarbeit, da die IT-Abteilung so letztlich mehr Leistungen für dasselbe Budget bekommt. Dazu ist es wichtig, ein breites technisches Knowhow zu haben. Bei Kloepfel Consulting haben wir Einkäufer, die auf den IT-Bereich spezialisiert sind und so auch mit großen Monopolisten wie Microsoft oder SAP verhandeln können.

Wie holt Ihr die IT und den Einkauf des Kunden ab?

Durch unsere langjährige Erfahrung im IT-Bereich, von Mobilfunk über Notebooks bis hin zu Microsoft und SAP, verfügen wir über das nötige Fachwissen, um dem Kunden Einsparmöglichkeiten nachvollziehbar aufzuzeigen. Dabei ist es wichtig, Empathie und Verständnis für den Kunden zu zeigen, da wir in bestehende Geschäftsprozesse eingreifen. Die IT-Abteilung des Kunden erhält während des gesamten Projekts einen transparenten Einblick in unsere Arbeit. Dies gewährleistet eine optimale Betreuung und ermöglicht es uns, die aufgezeigten Einsparungen gemeinsam mit dem Kunden zu realisieren.

Welche Maßnahmen können Kosten im IT-Einkauf reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen? Was kann Kloepfel tun?

Zunächst einmal ist es wichtig, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen IT-Dienstleistungen zu verstehen, indem zunächst die IT-Infrastruktur des Kunden analysiert wird. Dazu führen wir von Kloepfel Consulting ein Initialinterview durch, von einer Dauer zwischen 1 bis 1,5 Stunden, abhängig von der Betriebsgröße. Das Interview dient dazu, eine Übersicht über die Arbeitsweise des Kunden zu erhalten. Wir sammeln Informationen beispielsweise darüber, ob es ein eigenes Rechenzentrum gibt, in welchem Cloudsystem gearbeitet wird, welches ERP-System genutzt wird oder wie die Standorte des Unternehmens miteinander verknüpft sind.

Nach dem Interview wird eine Zusammenfassung erstellt und die Themenbereiche, in denen Einsparungen möglich sind, identifiziert. Der Kunde erhält dann eine Übersicht mit unseren Analysen. Erst danach fordert Kloepfel gezielt die benötigten Unterlagen für die zu analysierenden Teilbereiche an.

3 Beispiele, wie Kosten optimiert werden können:

Standortvernetzung: Für die Standortvernetzung wird oft MPLS (Multiprotocol Label Switching) genutzt, eine Technik der Telekommunikation zur Beschleunigung und Verwaltung des Datenverkehrs in Netzwerken. Neue Technologien wie SD-WAN hingegen ermöglichen die Nutzung einfacher Internetleitungen mit intelligenter Steuerung, was kostengünstiger und effektiver ist. Die IT-Einkäufer von Kloepfel erzielen bei solchen Projekten zwischen 10 und 40 Prozent Savings ohne Qualitätsverluste.

Bedarf hinterfragen: Die Mitarbeiter eines Unternehmens fordern oft eine IT-Ausstattung an, die allgemein als die Beste angesehen wird. Aber ist das Teuerste tatsächlich immer notwendig? Für einfache Geschäftsprozesse reichen oft Geräte mit geringeren Spezifikationen, wie beispielsweise ein iPhone SE statt eines iPhone 15. Hierdurch können erhebliche Kosten gespart werden.

Vergleich mit dem Markt: Auf dem Markt besteht ein ständiger Wettbewerb. Deshalb analysieren wir laufend, wie andere Kunden und Wettbewerber IT-Bedürfnisse lösen. Anhand dieser Vergleiche finden wir dann günstige Lösungen für unsere Kunden.

Welche Einsparungen macht Kloepfel möglich?

Das bearbeitbare Einkaufsvolumen ist oft stark begrenzt. Wir kalkulieren in der Regel damit, dass etwa die Hälfte des verfügbaren IT-Budgets eines Unternehmens von uns bearbeitet werden kann. Beispielsweise können bei einem Budget von 5 Millionen Euro ungefähr 2,5 Millionen Euro von uns optimiert werden. Im Durchschnitt realisieren wir etwa 8 Prozent Einsparungen, was rund 200.000 Euro an jährlichen Einsparungen entspricht.

Bearbeitet ein Einkäufer das Projekt, der nicht auf IT spezialisiert ist, besteht die Gefahr, dass nicht das vollständige Einsparungspotential ausgeschöpft werden kann, da das Fachwissen fehlt. Damit an den richtigen Stellen angesetzt wird, müssen die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen IT-Teilbereichen verstanden werden. Wichtig ist, dass der gesamte IT-Prozess ungestört funktioniert, auch wenn nur ein Teilbereich optimiert wird.

Welche Rolle spielen Verträge und Verhandlungen im IT-Einkauf, insbesondere in Bezug auf Service Level Agreements und Lizenzverträge?

Verträge und Verhandlungen spielen eine zentrale Rolle im IT-Einkauf, insbesondere im Hinblick auf Service Level Agreements (SLAs) und Lizenzverträge. SLAs sind Rahmenverträge, die spezifische Dienstleistungen und deren Qualität festlegen. Für den IT-Leiter sind sie essenziell, da sie die Bedingungen für die Wiederherstellungsdauer von Systemen und die Verfügbarkeit der Dienste definieren. Die Kosten für SLAs können erheblich sein und erfordern fundierte Marktkenntnisse.

Lizenzverträge wiederum regeln die Nutzung von Software und anderen IT-Ressourcen, wobei auch hier genaue Kenntnisse über die Bedürfnisse der IT-Abteilung und die verfügbaren Angebote wichtig sind.

Die Verhandlungen dieser Verträge können bessere Konditionen, wie Mengenrabatte oder flexible Zahlungsbedingungen, ermöglichen. Innerhalb des Unternehmens müssen dazu die Bedürfnisse der IT-Abteilung mit den verfügbaren Ressourcen und Prioritäten abgestimmt werden. Eine gründliche Marktanalyse hilft dabei, kosteneffektive externe Dienstleistungen zu identifizieren. Eine Kosten-Nutzen-Analyse in Zusammenarbeit mit dem Kunden entscheidet dann, welche IT-Dienstleistungen intern oder extern erbracht werden sollen. So wird sichergestellt, dass die Organisation maßgeschneiderte Dienstleistungen und Produkte zu den kosteneffektivsten Konditionen erhält.

Gibt es Trends oder Entwicklungen, die die Zukunft des IT-Einkaufs beeinflussen?

Fortschreitende Technologien wie Künstliche Intelligenz und Digitalisierung werden die Zukunft des IT-Einkaufs beeinflussen. Dies sollte man auch aus Kosten-Nutzen-Sicht stets im Auge behalten.

Kontakt:

Kloepfel Group

Damir Berberovic

Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com