Benchmarking im Einkauf: So sparen Unternehmen bis zu 20 % Kosten

Das Wichtigste vorab:

Benchmarking im Einkauf ist der systematische Vergleich von Preisen, Prozessen und Leistungen mit dem Wettbewerb oder Marktführern. Unternehmen, die Benchmarking konsequent einsetzen, erzielen durch optimierte Konditionen und effizientere Abläufe nachhaltige Einsparungen von 10 % bis 20 %. Der Erfolg steht und fällt mit der Datenqualität und der Bereitschaft, bewährte Best Practices aktiv zu adaptieren.

Key Facts zu Benchmarking im Einkauf

• Kernziel: Identifikation von Leistungslücken und Kostentreibern im Beschaffungsprozess durch externe Vergleiche.
• Einsparpotenzial: Durchschnittlich 15–20 % bei direkten und indirekten Kosten sowie den damit verbundenen Prozesskosten.
• Methodik: Strukturierter Vergleich von Kennzahlen (KPIs) mit internen Abteilungen, direkten Wettbewerbern oder branchenfremden Vorreitern.
• Wichtigste Kennzahlen: Einkaufspreisvarianz, Prozesskosten pro Bestellung, Lieferantenzuverlässigkeit und Maverick-Buying-Quote.
• Erfolgsfaktor: Eine saubere, standardisierte Datenbasis sowie ein kontinuierliches Monitoring statt einmaliger Projekte.

1. Definition: Was ist Benchmarking im Einkauf?

„Man kann nur verbessern, was man auch messen kann.“

Im Kern geht es darum, Leistungslücken (Gaps) nicht nur auf der Preisebene, sondern auch in der prozessualen Abwicklung zu identifizieren. Expertise im Einkauf bedeutet heute, diesen „Realitätscheck“ aktiv zu nutzen, um die eigene Wertschöpfung durch den Transfer bewährter Erfolgskonzepte nachhaltig zu steigern. Dabei werden Schwachstellen aufgedeckt, die im operativen Tagesgeschäft oft verborgen bleiben, und klare Zielmarken für die Optimierung gesetzt.

2. Die 3 Arten des Benchmarking im Detail

Um das volle Potenzial einer Benchmarking-Strategie auszuschöpfen, sollten Unternehmen zwischen verschiedenen Ansätzen wählen, die jeweils unterschiedliche Erkenntnisse liefern:

• Internes Benchmarking: Hierbei werden verschiedene Standorte, Abteilungen oder Teams innerhalb desselben Unternehmensverbunds miteinander verglichen. Der große Vorteil liegt im einfachen Zugriff auf Daten und einer hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Es dient dazu, interne Best Practices schnell zu identifizieren und auf andere Bereiche zu übertragen.
• Wettbewerbs-Benchmarking: Dies ist der direkte Vergleich mit Konkurrenten aus der eigenen Branche. Er zeigt die exakte Marktpositionierung auf und hilft dabei, die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Einkaufskonditionen objektiv zu bewerten. Da direkte Daten von Konkurrenten schwer zugänglich sind, arbeitet man hier oft mit anonymisierten Datenbanken oder Marktforschungsberichten.
• Funktionales Benchmarking: Hier blickt das Unternehmen über den Tellerrand der eigenen Branche hinaus. Es werden Funktionen (wie z. B. die Logistik oder die IT-Beschaffung) mit branchenfremden Marktführern verglichen. Dieser Ansatz bietet das höchste Innovationspotenzial, da hocheffiziente Prozesse adaptiert werden können, die in der eigenen Branche vielleicht noch gar nicht etabliert sind.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erfolg

Ein strukturiertes Vorgehen ist entscheidend, damit ein Benchmarking-Projekt nicht im „Datensumpf“ versinkt, sondern handfeste Ergebnisse liefert:

1. Vorbereitung: Definieren Sie präzise das Untersuchungsobjekt. Konzentrieren Sie sich anfangs auf eine Warengruppe mit hohem Hebel, wie z. B. das C-Teile-Management oder die Fuhrparkkosten.
2. Analyse: Erheben Sie Ihre eigenen IST-Daten lückenlos. Wie hoch sind beispielsweise Ihre aktuellen administrativen Prozesskosten pro Bestellung? Ohne eine ehrliche Bestandsaufnahme ist kein Vergleich möglich.
3. Vergleich: Finden Sie geeignete Vergleichspartner oder nutzen Sie anonymisierte Datenpools von Branchenverbänden und spezialisierten Plattformen.
4. Identifikation: Analysieren Sie die Ursachen für Abweichungen (Gap-Analyse). Warum ist der Vergleichspartner bei identischer Qualität 15 % effizienter oder günstiger? Liegt es an der Technologie, den Verträgen oder den Abläufen?
5. Umsetzung: Erarbeiten Sie konkrete Maßnahmenpakete, wie z. B. die Bündelung von Lieferantenvolumina oder die Einführung digitaler E-Procurement-Tools, und kontrollieren Sie deren Erfolg regelmäßig.

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4. Die wichtigsten KPIs für den Vergleich

Zahlen bilden das Fundament für jedes erfolgreiche Benchmarking. Im Einkauf sollten Sie sich auf Kennzahlen konzentrieren, die sowohl die Kosten als auch die Effizienz abbilden:

• Einsparungsquote (Savings): Die prozentuale Differenz zwischen dem alten und dem neu verhandelten Einkaufspreis.
• Prozesskosten pro Bestellung: Die gesamten administrativen Kosten einer Bestellung. Top-Performer erzielen hier Werte von deutlich unter 50 Euro.
• Maverick Buying Quote: Der Anteil der Einkäufe, die am Zentraleinkauf vorbeigehen. Eine hohe Quote deutet auf ineffiziente Strukturen hin.
• Lieferantenkonzentration: Eine Kennzahl zur Risikobewertung. Wie stark hängen Sie von einzelnen Key-Suppliern ab?
• Termintreue: Der Prozentsatz der Lieferungen, die exakt zum vereinbarten Zeitpunkt eintreffen, was für eine reibungslose Produktion essenziell ist.

5. Herausforderungen und wie man sie meistert

Trotz der klaren Vorteile ist Benchmarking kein Selbstläufer. Die größte Hürde ist meist die mangelnde Datenqualität. Wer mit unsauberen oder nicht vergleichbaren Daten hantiert, erhält irreführende Ergebnisse.

• Lösung bei Datenproblemen: Nutzen Sie internationale Klassifizierungsstandards wie eCl@ss oder UNSPSC, um Ihre Warengruppen vergleichbar zu machen.
• Lösung bei internem Widerstand: Oft herrscht Skepsis gegenüber Veränderungen („Das haben wir schon immer so gemacht“). Hier hilft nur aktives Change Management: Beziehen Sie die Fachabteilungen frühzeitig in das Projekt ein und kommunizieren Sie die Vorteile – wie etwa die Entlastung von bürokratischen Aufgaben – klar und transparent.

6. Deep Dive: Digitales Benchmarking durch Process Mining

Während klassisches Benchmarking oft auf manuellen Abfragen und statischen Excel-Listen basiert, hebt Process Mining die Methode auf ein völlig neues Level. Hierbei werden digitale Spuren aus ERP-Systemen (wie SAP oder Oracle) genutzt, um den tatsächlichen Beschaffungsprozess in Echtzeit zu rekonstruieren.

Der entscheidende Vorteil: Traditionelles Benchmarking zeigt Ihnen nur was schiefläuft (z. B. zu hohe Kosten). Process Mining zeigt Ihnen warum es passiert. Sie können Ihre digitalen Prozessfluss-Diagramme direkt gegen den „Happy Path“ eines Marktführers oder eines effizienteren Standorts legen. Flaschenhälse, unnötige Genehmigungsschleifen oder Abweichungen vom Standardprozess werden sofort sichtbar und können gezielt eliminiert werden.

7. Nachhaltigkeits-Check: ESG-Benchmarking als neuer Standard

In einer modernen Beschaffungsstrategie darf der Faktor Nachhaltigkeit im Jahr 2026 nicht mehr fehlen. Das ESG-Benchmarking (Environmental, Social, Governance) ergänzt den klassischen Preisvergleich um entscheidende Faktoren:

• CO2-Fußabdruck pro Warengruppe: Wie schneiden Ihre Hauptlieferanten im Vergleich zum Branchendurchschnitt ab?
• Risiko-Score nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Wie transparent und sicher ist Ihre Lieferkette im Vergleich zu Ihren direkten Wettbewerbern?
• Nachhaltigkeits-Performance: Benchmarking hilft dabei, die Transformation zu einer „Green Supply Chain“ messbar zu machen und sich gegenüber Kunden als verantwortungsbewusstes Unternehmen zu positionieren.

8. Praxisbeispiel: Kostenreduktion bei indirektem Material

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen stellte fest, dass die Beschaffungskosten für C-Teile (Büromaterial, Werkzeuge, Kleinteile) im Vergleich zum Wettbewerb unverhältnismäßig hoch waren.

• Die Ausgangslage: Eine Analyse ergab Prozesskosten von 115 Euro pro Bestellung bei einer Maverick-Buying-Quote von 35 %.
• Der Benchmark-Vergleich: Ein Vergleich mit Branchen-Best-Practices zeigte, dass führende Unternehmen Kosten von lediglich 40 Euro realisieren und die Maverick-Quote unter 5 % halten.
• Die Maßnahme: Das Unternehmen führte ein cloudbasiertes Katalogsystem ein und bündelte 80 % des Volumens auf drei strategische Kernlieferanten.
• Das Ergebnis: Nach nur 12 Monaten sanken die Prozesskosten auf 45 Euro pro Bestellung. Insgesamt erzielte der Einkauf eine Gesamtersparnis von 18 % in diesem Bereich und konnte das Personal für strategischere Aufgaben freistellen.

9. Quick-Checkliste: Bereit für das Benchmarking im Einkauf?

Bevor Sie starten, prüfen Sie diese fünf Punkte:

• Sind unsere Warengruppen nach einem Standard (z.B. eCl@ss) sauber sortiert?
• Haben wir Zugriff auf aktuelle Marktpreis-Daten oder Benchmarking-Datenbanken?
• Ist das Management bereit, Prozesse auf Basis der Ergebnisse radikal zu verändern?
• Haben wir die Kapazität, die identifizierten Maßnahmen auch operativ umzusetzen?
• Berücksichtigen wir neben dem Preis auch Qualitäts- und Nachhaltigkeits-KPIs?

10. Fazit zum Benchmarking im Einkauf

Benchmarking im Einkauf ist weit mehr als nur Fehlersuche – es ist ein notwendiger Motor für die Transformation der Beschaffung. Wer bereit ist, über den eigenen Tellerrand zu blicken, kann Einsparungen von bis zu 20 % realisieren. Die Methode ermöglicht es, strategische Entscheidungen auf Basis von harten Fakten statt auf ungenauem Bauchgefühl zu treffen.

„Der Vergleich mit den Besten ist kein Zeichen von Schwäche, sondern der erste Schritt zu wahrer Exzellenz.“

Letztlich wandelt sich der Einkauf durch konsequentes Benchmarking von einer reinen Bestellinstanz zu einem echten Wertschöpfungspartner im Unternehmen. Wer diese Transparenz heute schafft, sichert sich die nötige Resilienz, um auch in volatilen globalen Märkten langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Benchmarking ist kein Ziel an sich, sondern der Weg zu einer hocheffizienten, krisenfesten und zukunftsorientierten Einkaufsorganisation. Starten Sie mit einem klaren Fokus auf eine Warengruppe und nutzen Sie moderne Ansätze wie Process Mining und ESG-Daten, um Ihren Einkauf zukunftssicher aufzustellen.

11. FAQ: Häufige Fragen zu Benchmarking im Einkauf

Wie oft sollte Benchmarking im Einkauf durchgeführt werden?

Für strategisch wichtige Warengruppen ist ein jährlicher Turnus ideal. In sehr volatilen Märkten (z. B. Energie oder Rohstoffe) können sogar quartalsweise Checks sinnvoll sein, um auf Marktveränderungen sofort reagieren zu können.

Ist Benchmarking im Einkauf auch für KMU sinnvoll?

Ja, absolut. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können durch funktionales Benchmarking von den hohen Standards großer Konzerne lernen, ohne teure Pilotprojekte selbst finanzieren zu müssen. Es hilft KMU, ihre oft begrenzten Ressourcen dort einzusetzen, wo sie die größte Wirkung erzielen.

Woher bekomme ich externe Vergleichsdaten?

Branchenverbände, spezialisierte Unternehmensberatungen und moderne Cloud-basierte Benchmarking-Plattformen bieten oft Zugriff auf anonymisierte Datenpools. Auch der regelmäßige Besuch von Fachkonferenzen bietet wertvolle Einblicke in aktuelle Marktstandards.

Was ist beim Kartellrecht und Benchmarking im Einkauf zu beachten?

Der direkte Austausch sensibler Preisdaten mit Wettbewerbern ist streng untersagt. Nutzen Sie daher immer neutrale Dritte (Treuhänder, Berater oder Analyse-Plattformen), um Daten anonymisiert und aggregiert zu vergleichen, damit keine Rückschlüsse auf Einzelkonditionen möglich sind.