Einkaufsoptimierung Maschinenbau: Gallus Ferd. Rüesch AG
Branche: Maschinenbau
Umsatz: 140 Mio. EUR
Anzahl Mitarbeiter: 450 Mitarbeiter
Produkte: Etikettendruck- und Faltschachteldruck-Maschinen
Urs Akermann, Leiter Versorgung und Logistik bei der Gallus Ferd. Rüesch AG aus St.Gallen und zuständig für den Geschäftsbereich Etiketten, berichtet über seine Erfahrungen mit der Einkaufsberatung Kloepfel Consulting.
Waren Sie zu Projektbeginn skeptisch oder eher aufgeschlossen?
Urs Akermann: Zu Beginn war das Beschaffungs-Team dem Projekt gegenüber eher skeptisch. Die Grundhaltung war die, dass doch bisher gute Arbeit geleistet wurde und nun mit diesem Projekt alles in Frage gestellt wird. Diese Skepsis wich jedoch sehr schnell, nicht zuletzt auch dadurch, weil die Erfahrungen und das Know-how des Kloepfel-Teams sehr positiv aufgenommen wurden. Dass wir das Projekt mit Kloepfel in Angriff nahmen, ist zum überwiegenden Teil dem Ansatz „der Kunde bezahlt nur, wenn Erfolge vorliegen“ geschuldet. Dieser Ansatz überzeugte Gallus.
Was waren die größten Herausforderungen zu Beginn des Projektes?
Urs Akermann: Es gab zwei große Herausforderungen: Eine menschliche und eine fachliche. Zum einen mussten alle Mitarbeiter eine positive Einstellung zum Projekt aufbauen, damit sie sich voll und ganz zu engagieren bereit waren. Durch eine offene und ehrliche Kommunikation und den aktiven Miteinbezug aller Beschaffungsmitarbeiter gelang dies dann auch ohne Probleme. Schnell war den Mitarbeitern klar, dass sie nicht durchleuchtet oder kritisiert werden, sondern vielmehr durch zum Beispiel Learning by doing im Tagesgeschäft gestärkt werden. Wichtig war, dass schnell Erfolge realisiert werden konnten. Auf der anderen Seite galt es, alle Daten aufzubereiten. Das war ein Stück Arbeit aber auch zwingende Voraussetzung, um das Projekt nach vorne zu bringen und letztendlich auch den Erfolg messbar machen zu können.
Inwieweit hat sich das Optimierungsprojekt auf Ihre Versorgungssicherheit und die Qualität Ihrer Produkte ausgewirkt?
Urs Akermann: Wichtig war vor allem, dass nicht einfach nur Preisreduktionen im Vordergrund standen, sondern dass die Lieferanten unterstützt wurden durch beispielsweise optimalere Logistikansätze, über zugesicherte Abnahmemengen und Losgrössen usw. Es gab im Laufe des Projektes Wechsel von teilweise langjährigen Lieferanten. Die Lernkurve bei den neuen Lieferanten wurde überbrückt, indem der bisherige Lieferant in dieser Phase des Übergangs auch noch Teile lieferte. So konnten qualitativ nichteinwandfreie oder verspätete Lieferungen grösstenteils aufgefangen werden.
Inwiefern wirkt sich die Optimierung nachhaltig auf Ihr Tagesgeschäft aus?
Urs Akermann: Wir stellten im Laufe der Projektarbeit fest, dass wir die Beschaffungsorganisation noch besser auf die teilweise veränderten Herausforderungen ausrichten müssen. Wichtig ist es für Gallus, dass die einmal erzielten Einsparungen nachhaltig sind. Mit der angepassten Organisation können wir dies sicherstellen.
Wie würden Sie die Arbeitsweise des Kloepfel-Projektteams beschreiben?
Urs Akermann: Kompetent und zielorientiert. Auch die Art der Zusammenarbeit ist sehr positiv hervorzuheben. Das gemeinsame Arbeiten an den verschiedenen Aufgaben führte dazu, dass Inputs vom Beschaffungsteam als Chancen verstanden und auch genutzt wurden. Der eine oder andere Lieferant musste sich erst daran gewöhnen, neben den vertrauten Ansprechpartnern Ihres Unternehmens auch neue Kloepfel-Gesichter am Verhandlungstisch zu sehen.
Der ein oder andere Lieferant musste sich erst daran gewöhnen, neben den vertrauten Ansprechpartnern Ihres Unternehmens auch neue Kloepfel-Gesichter am Verhandlungstisch zu sehen. Wie haben Sie diese Situationen erlebt und welche Reaktionen gab es von Seiten der Lieferanten?
Urs Akermann: Die Lieferanten wurden zwar vorab informiert, waren aber teilweise skeptisch und die Haltung zurückhaltend. Das Kloepfel-Team ging sehr offen auf die Lieferanten zu und schaffte so schnell eine konstruktive Diskussionsbasis. Den Lieferanten wurde deutlich gemacht, wo sie stehen und durch welche Maßnahmen wir unser Ziel erreichen können. Wichtig war es, eine Win-Win-Situation zu schaffen.
Wie ist Ihr Fazit nach Projektende?
Urs Akermann: Das Projekt verlief sehr erfolgreich – die als Vorgabe gesetzten Ziele wurden erreicht. Der intern zu erbringende Aufwand darf nicht unterschätzt werden. Insbesondere das Erarbeiten der Datenbasis war sehr zeitintensiv. Während des Projektverlaufs hatten wir jederzeit Transparenz über die bereits erreichten Ergebnisse und die noch zu erwartenden Beiträge. Von Kloepfel wurden die Einsparpotenziale höher angesetzt, als sie dann letztlich erreicht wurden. Die Gründe dafür sind vielschichtig. Grundsätzlich wurde bei den Mitarbeitern die Sensibilität für ein kostenoptimales Einkaufen geschärft. Ich möchte zum Schluss ausdrücklich betonen, dass nur ein wirtschaftlich gesunder Lieferant ein zuverlässiger Geschäftspartner sein kann.
Vielen Dank für das Interview!
