Digitalisierung im Einkauf – Ihre Beschaffung zukunftsfähig aufstellen
Die Digitalisierung im Einkauf ist der entscheidende Hebel, um Beschaffungsprozesse schneller, transparenter und kosteneffizienter zu gestalten. Von der elektronischen Bestellabwicklung über KI-gestützte Analysen bis hin zu vollständig automatisierten Procurement-Workflows – als Einkaufsberatung begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation Ihrer Beschaffung. Unser Ansatz: Keine Einsparung, kein Honorar.
KLOEPFEL by EPSA – Ihr Partner für die Digitalisierung im Einkauf
Die digitale Transformation im Einkauf scheitert selten an der Technologie – sie scheitert an der Umsetzung. KLOEPFEL by EPSA vereint als Teil der EPSA GROUP tiefgreifende Einkaufsexpertise mit digitalem Know-how aus über 2.000 Projekten. Wir implementieren nicht nur Tools, sondern verändern Prozesse und befähigen Ihre Teams. Dabei arbeiten wir ausschließlich auf Erfolgsbasis und messen uns an den realen Einsparungen, die wir für Sie erzielen.
Wir setzen uns innerhalb von 24h mit Ihnen in Verbindung!
Digitale Beschaffung. Messbare Ergebnisse.
Was bedeutet Digitalisierung im Einkauf?
Die Digitalisierung im Einkauf umfasst die systematische Einführung digitaler Technologien in allen Phasen des Beschaffungsprozesses – von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl bis zur Rechnungsverarbeitung. Ziel ist es, manuelle, fehleranfällige Abläufe durch automatisierte, datengestützte Prozesse zu ersetzen. Dabei geht es nicht um Technologie um ihrer selbst willen, sondern um messbare Verbesserungen: kürzere Durchlaufzeiten, höhere Transparenz über das Einkaufsvolumen und bessere Entscheidungsgrundlagen.
Viele Unternehmen haben bereits einzelne digitale Tools im Einsatz – doch häufig fehlt eine durchgängige Digitalstrategie für den Einkauf. Insellösungen, Medienbrüche und mangelnde Datenqualität verhindern, dass das volle Potenzial ausgeschöpft wird. Genau hier setzt unsere Beratung an.
E-Procurement – Die Basis digitaler Beschaffung
E-Procurement bildet das Fundament jeder Einkaufsdigitalisierung. Elektronische Beschaffungssysteme automatisieren den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess: von der digitalen Bedarfsmeldung über automatisierte Genehmigungsworkflows bis hin zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Das Ergebnis sind schnellere Bestellzyklen, weniger Maverick Buying und vollständige Prozesstransparenz.
Unsere Berater unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Plattform, der Konfiguration an Ihre Unternehmensstrukturen und der Integration in bestehende ERP-Systeme. Dabei legen wir besonderen Wert auf Benutzerakzeptanz – denn die beste Software nützt nichts, wenn sie nicht genutzt wird. Wir begleiten den Rollout bis zur nachhaltigen Verankerung im Tagesgeschäft.
Künstliche Intelligenz und Spend Analytics
Künstliche Intelligenz revolutioniert die Einkaufsanalyse. Durch KI-gestützte Spend Analytics identifizieren wir Einsparpotenziale, die bei klassischen Analysen verborgen bleiben. Automatisierte Klassifizierung von Ausgabendaten, Predictive Analytics für Preisentwicklungen und intelligente Lieferantenbewertung machen datenbasierte Entscheidungen zur Regel statt zur Ausnahme.
Mit KLOEPFEL AI in Procurement setzen wir auf praxiserprobte KI-Anwendungen, die sich in bestehende Systemlandschaften integrieren lassen. Von der automatisierten Vertragsprüfung über intelligente Ausschreibungstools bis hin zur Echtzeitüberwachung von Lieferkettenrisiken – wir bringen die richtigen KI-Anwendungen für Ihren Einkauf und befähigen Ihr Team, diese eigenständig weiterzuentwickeln.
KEINE EINSPARUNG, KEIN HONORAR
Wir stellen uns der Ergebnisverantwortung: Auch bei der Digitalisierung Ihres Einkaufs vergüten Sie unsere Beratungsleistung ausschließlich über die tatsächlich erreichten Einsparungen. Dieses Modell zeigt – wir glauben an das, was wir tun.
Die sechs Bausteine der Einkaufsdigitalisierung
Spend Analytics & Datentransparenz
Ohne saubere Daten keine fundierte Entscheidung. Wir schaffen Transparenz über Ihr gesamtes Einkaufsvolumen durch professionelle Spend-Analyse – über alle Warengruppen, Standorte und Lieferanten hinweg. So identifizieren wir Bündelungspotenziale, Vertragsabweichungen und versteckte Kostentreiber.
E-Procurement & Purchase-to-Pay
Wir implementieren durchgängige elektronische Beschaffungsprozesse – von der Katalogbeschaffung über automatisierte Genehmigungsworkflows bis zur E-Rechnung. In Kombination mit Ihrem ERP-System entstehen medienbruchfreie Abläufe, die Prozesskosten senken und Compliance sicherstellen.
Künstliche Intelligenz
KI-Anwendungen im Einkauf automatisieren repetitive Aufgaben und generieren prädiktive Erkenntnisse. Von der intelligenten Lieferantenvorauswahl über automatisierte Vertragsanalysen bis hin zu KI-gestützten Preisvergleichen – wir identifizieren die wirksamsten Use Cases für Ihre Organisation.
Prozessautomation & RPA
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung eliminiert manuelle Routinetätigkeiten im Einkauf: Rechnungsauslesung, Stammdatenbereinigung und Vertragsprüfung. Mit unseren eigenen Tools wie ProcureScan AI und FuzzyFusion automatisieren wir fehleranfällige Prozesse und schaffen die Basis für saubere, strukturierte Daten in Ihren ERP- und CRM-Systemen.
Digitale Ausschreibungen & Vergabe
Digitale Ausschreibungsplattformen beschleunigen die Lieferantenauswahl und schaffen Vergleichbarkeit. Von eAuctions über RFx-Prozesse bis zu dynamischen Vergabetools – wir bringen die Instrumente mit und befähigen Ihr Team, diese eigenständig zu nutzen.
Controlling & Dashboards
Echtzeitdaten statt monatlicher Excel-Reports: Mit unserer 360-Grad-Analytics- und Einkaufscontrolling-Lösung Einkaufstracker sparen Einkäufer im Schnitt 80 % ihrer Reportingzeit. Das Tool ist so einfach zu bedienen wie ein Smartphone und verhilft zu wertvollen Erkenntnissen und Prognosen über Einsparungen, Vertragsausnutzung und Lieferantenperformance.
Branchenübergreifende Digitalisierungskompetenz
Unsere Digitalisierungsberater bringen Erfahrung aus zahlreichen Industrien mit. Ob Automotive, Maschinen- und Anlagenbau, Pharma & Health Care oder Konsumgüterindustrie – wir kennen die spezifischen Systemlandschaften, Compliance-Anforderungen und Prozessbesonderheiten jeder Branche und passen unsere Digitalisierungsstrategie entsprechend an.
Diese Branchenexpertise ermöglicht es uns, Best Practices branchenübergreifend zu transferieren und typische Implementierungsfehler von Anfang an zu vermeiden. Über 2.000 erfolgreich umgesetzte Projekte belegen unsere Umsetzungsstärke.
Unser Beratungsansatz: Pragmatisch statt PowerPoint
Bei KLOEPFEL by EPSA beginnen wir mit einer umfassenden Potenzialanalyse, die Ihnen transparent aufzeigt, wo die größten Digitalisierungshebel in Ihrem Einkauf liegen. Anschließend entwickeln wir gemeinsam mit Ihrer Einkaufsabteilung eine pragmatische Roadmap und setzen diese konsequent um – Schritt für Schritt, messbar und nachvollziehbar.
Unsere Berater arbeiten direkt in Ihrem Unternehmen – Seite an Seite mit Ihren Mitarbeitenden und Ihren IT-Teams. So stellen wir sicher, dass die Digitalisierung nachhaltig wirkt und das Know-how in Ihrer Organisation verankert bleibt.
„Wir stehen Ihnen gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch zum Thema Digitalisierung im Einkauf zur Verfügung."
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung im Einkauf:
Was versteht man unter Digitalisierung im Einkauf?
Digitalisierung im Einkauf bezeichnet die systematische Einführung digitaler Technologien in allen Phasen des Beschaffungsprozesses. Dazu gehören elektronische Bestellsysteme (E-Procurement), KI-gestützte Analysen, automatisierte Workflows, digitale Ausschreibungsplattformen und Echtzeit-Dashboards. Ziel ist es, manuelle Prozesse zu automatisieren, Datenqualität zu verbessern und fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu ermöglichen.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung im Einkauf?
Die wichtigsten Vorteile sind Prozessbeschleunigung, Kostensenkung durch Automatisierung, höhere Transparenz über das Einkaufsvolumen, bessere Compliance durch standardisierte Abläufe und eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage. Unternehmen, die ihren Einkauf konsequent digitalisieren, erzielen deutlich geringere Prozesskosten und kürzere Durchlaufzeiten. So sparen Einkäufer beispielsweise mit unserer Analytics-Lösung Einkaufstracker im Schnitt 80 % ihrer Reportingzeit ein.
Was ist E-Procurement?
E-Procurement steht für Electronic Procurement und beschreibt die elektronische Abwicklung des gesamten Beschaffungsprozesses. Dazu gehören digitale Kataloge, automatisierte Bestellgenehmigungen, elektronische Rechnungsverarbeitung und die Anbindung von Lieferanten an zentrale Plattformen. E-Procurement reduziert Prozesskosten, minimiert Fehler und schafft durchgängige Transparenz.
Wie unterstützt Künstliche Intelligenz den Einkauf?
KI im Einkauf automatisiert datenintensive Aufgaben wie Spend-Klassifizierung, Vertragsanalyse und Lieferantenbewertung. Predictive Analytics prognostizieren Preisentwicklungen und Lieferrisiken. Mit unserer spezialisierten KI-Task-Force unterstützen wir operative Einkäufer direkt im Arbeitsalltag und befähigen Ihr Team, KI-Anwendungen eigenständig im Tagesgeschäft einzusetzen. Die größten Effizienzgewinne entstehen dort, wo KI repetitive Analyseaufgaben übernimmt und Einkäufer sich auf strategische Verhandlungen konzentrieren können.
Wie läuft ein Digitalisierungsprojekt mit KLOEPFEL by EPSA ab?
Wir starten mit einer Potenzialanalyse, die Ihre aktuelle Prozesslandschaft, Systemarchitektur und Datenqualität bewertet. Daraus leiten wir eine priorisierte Roadmap ab. Anschließend begleiten wir die Implementierung – von der Tool-Auswahl über die Konfiguration bis zum Rollout und zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Wir arbeiten zu 100 Prozent auf Erfolgsbasis.
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das Thema Kostenoptimierung
E-Procurement
Künstliche Intelligenz
