KLOEPFEL ProcureIT
Viele Unternehmen stehen im IT- Einkauf unter hohem Zeitdruck und kämpfen mit der fehlenden Schnittstelle zwischen IT und Einkauf. Während die IT auf Leistung fokussiert ist, strebt der Einkauf nach Einsparungen. Preiserhöhungen, mangelnde Marktkenntnis und fehlende Transparenz bei Lizenzen, Laufzeiten oder Assets erschweren die Effizienz.
KLOEPFEL ProcureIT ist Ihre Lösung für nachhaltige Kostenoptimierung im IT- Einkauf.
KLOEPFEL ProcureIT bringt jene Struktur und Effizienz in Ihren IT- Einkauf. Wir sorgen für den notwendigen Überblick – wir identifizieren Einsparpotenziale und unterstützen Sie, die besten Einkaufsbedingungen zu erzielen, um Kosten zu senken und Ihre IT-Beschaffung zu optimieren.
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Maximieren Sie Ihre IT- Einsparungen
Die Vorteile von KLOEPFEL ProcureIT
35 Jahre Erfahrung - Team ProcureIT
Unser erfahrenes Team ProcureIT vereint jahrzehntelange Expertise in der Beratung und umfassende Erfahrung aus der IT-Industrie. Mit Know-how aus Systemhäusern, Rechenzentren, Netzbetreibern, Softwareanbietern und IT-Dienstleistern setzen wir unser Wissen gezielt ein, um Ihre IT-Kosten nachhaltig zu optimieren.
360°- Begleitung im IT-Einkauf
Wir begleiten Sie vom Bedarf über die Beschaffung und den Vertragsschluss bis
hin zur Implementierung und Nutzung. Unser Ziel ist es, Ihnen einen langfristigen und nachhaltigen Service zu bieten – auch über den Abschluss der IT-Beschaffung hinaus. So stellen wir sicher, dass die von uns empfohlenen Lösungen auch langfristig ihren Wert bewahren und Ihren Erwartungen gerecht werden.
IT- Einkaufsberatung mit Marktexpertise
Eine erfolgreiche IT-Beschaffung setzt ein tiefgehendes Verständnis Ihrer IT-Infrastruktur voraus. Deshalb starten wir jedes Projekt mit einem offenen Gespräch auf Augenhöhe mit Ihrer IT-Leitung. Durch regelmäßige Ausschreibungen sind wir stets über Markttrends, Konditionen und Anbieterangebote informiert, um Ihnen die beste Lösung zum besten Preis zu gewährleisten.
Temporary colleagues
Wir verstehen uns als Ihre Kollegen auf Zeit und bieten Einkaufsberatung mit hohem IT-Verständnis. Dabei begleiten wir Sie nicht nur während des gesamten
Beschaffungsprozesses, sondern stehen Ihnen auch nach Abschluss des IT-Einkaufs weiterhin mit Rat und Tat zur Seite. Als Teil Ihres Teams bringen wir unsere Expertise genau dann ein, wenn sie am meisten gebraucht wird.
KLOEPFEL Procure-IT
Unser Team aus Kaufleuten mit IT-Expertise optimiert Ihre IT-Kosten
IT-Einkauf Projekttätigkeit
Wir beginnen mit einer umfassenden Potential analysis, um Einsparungen und Optimierungspotenziale in Ihrer IT-Beschaffung zu identifizieren. Mit fundierter Marktkenntnis und gezielten Ausschreibungen verhandeln wir die besten Konditionen für Sie. Doch wir gehen noch einen Schritt weiter: Wir begleiten Sie während der gesamten Umsetzung, sorgen für eine reibungslose Integration und maximieren Ihren wirtschaftlichen Erfolg – von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Implementierung.
- Optimierung der Beschaffungskosten: Wir optimieren Ihre Beschaffungskosten durch die Analyse der Total Cost of Ownership (TCO), eine gezielte Kosten-Nutzen-Analyse und Effizienzsteigerung. Mit der Optimierung von Vertragskonditionen und der Identifizierung von Einsparpotenzialen maximieren wir Ihre Einsparungen. Durch Skaleneffekte, Benchmarking und effektives Lieferantenmanagement sichern wir langfristige Kostenvorteile und stabile Geschäftsbeziehungen.
- Lizenzkostenoptimierung: Wir optimieren Ihre Lizenzkosten durch Lizenzkonsolidierung und Vertragsgestaltung, um unnötige Ausgaben zu minimieren und Ihre Lizenzen effizient zu nutzen. Mit der Auswahl passender Cloud- und On-Premises-Modelle und einer Nutzungsanalyse vermeiden wir Überlizenzierung und optimieren Ihre Abonnement-Modelle für langfristige Einsparungen.
- Nachhaltige Optimierung von Prozessen & Leistungen: Wir optimieren Ihre Prozesse durch Best Practices und Standardisierung, um konstante Qualität und kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten. Auf dieser Basis stellen wir sicher, dass Ihre Technologien und Beschaffungsstrategien zukunftsfähig und kosteneffizient bleiben. Durch gezieltes Ressourcenmanagement steigern wir die Effizienz und fördern eine nachhaltige Nutzung von Personal, Technologie und Material.
IT-Einkauf Linienunterstützung
Möchten Sie einen IT-Einkauf oder ein IT-Category-Management aufbauen?
Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei dieser Herausforderung. Wir übernehmen dabei sowohl den strategischen IT-Einkauf als auch das IT-Category-Management oder die Leitung eines IT-Einkaufs, entweder partiell oder interimistisch. Darüber hinaus bieten wir Ihnen den operativen Service for IT-Beschaffungen an. Schnell integrieren wir uns in Ihre Geschäftsprozesse und bringen neben fundierter Methodenkompetenz für Projekt und Einkauf auch tiefgehendes Know-how des IT-Marktes mit.
- IT-Einkaufsleitung: Wir übernehmen die Leitung Ihres IT-Einkaufs und steuern alle relevanten Einkaufsprozesse effizient und zielorientiert. Dabei sorgen wir für eine strategische Ausrichtung und Optimierung Ihrer IT-Beschaffungsprozesse, um maximale Kostenvorteile und Effizienz zu erzielen.
- IT-Category-Management: Wir entwickeln und implementieren ein maßgeschneidertes IT-Category- Management, das auf die spezifischen Anforderungen Ihrer IT- Kategorien abgestimmt ist. Durch gezielte Marktanalysen und strategische Partnerschaften optimieren wir Ihre Beschaffungsstrategien und sorgen für langfristige, nachhaltige Kostensenkungen.
- Strategischer IT-Einkauf: Wir gestalten Ihren strategischen IT-Einkauf durch eine präzise Bedarfsanalyse und die Auswahl der besten Lieferanten. Unser Ziel ist es, den Einkauf Ihrer IT- Produkte und IT-Dienstleistungen langfristig zu optimieren und Ihnen dabei zu helfen, Wettbewerbsvorteile durch nachhaltige und kosteneffiziente Lösungen zu sichern.
- Übernahme operativer Einkaufstätigkeiten: Wir unterstützen Sie bei der operativen Abwicklung Ihrer IT-Beschaffungen, indem wir alle administrativen Aufgaben übernehmen. Dabei integrieren wir uns schnell in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse und garantieren eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der täglichen Einkaufsaktivitäten.
Einkauf Digitalisierung
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sich über Jahre hinweg historisch gewachsene Strukturen und Prozesse etabliert haben. Intransparente Vertragssituationen, komplexe Rechnungs- und Bestellprozesse oder neue gesetzliche Vorgaben sind nur wenige Beispiele, bei denen Kloepfel Consulting Unterstützung bietet. Mit maßgeschneiderten Prozessbeschreibungen and umfassendem Wissen über marktführende Tool-Anbieter helfen wir Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse effizient zu optimieren.
- Aufbau eines Vertragsmanagements: Wir realisieren ein transparentes und strukturiertes Vertragsmanagement mit revisionssicherer Ablage, automatischen Erinnerungen und ERP-Anbindung. So ermöglichen wir eine schnelle Budgetplanung und verhindern Maverick Buying durch einheitliche Workflows.
- Einführung einer E-Procurement-Lösung: Wir implementieren eine effiziente E-Procurement- Lösung, die zur Reduzierung von C-Lieferanten und zur Bündelung von Einkaufsvolumen beiträgt. Sie profitieren von vorverhandelten Konditionen und der Reduzierung von administrativem Aufwand - die Steuerung bleibt im Einkauf.
- Prozessdigitalisierung: Wir digitalisieren Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich, von Bestellprozessen, über E-Procurement bis zum Rechnungsmanagement inkl. OCR-Scan. So steigern wir die Effizienz und fördern Innovationskraft.
Typische Schwerpunkte im IT-Einkauf
Wie wir Ihre IT-Beschaffungskosten optimieren
Wir unterstützen Sie dabei, die IT-Beschaffungskosten in verschiedenen Bereichen gezielt zu optimieren. Unsere Expertise umfasst die Optimierung von Software, Data Center & Hosting, Telekommunikation, Beratung & Dienstleistungen sowie Arbeitsplatzlösungen. Durch eine fundierte Marktanalyse und maßgeschneiderte Beschaffungsstrategien helfen wir Ihnen, Kosten zu reduzieren, den richtigen Technologiepartner zu finden und langfristige, zukunftssichere Investitionen zu tätigen.
Software
- Microsoft, VDI, Backup, CAD, IBM, SAP- Lizenzen
- Benchmarking und Durchführung von Verhandlungen
- Kostenoptimierung von Wartungen und Subscriptions bei Quasi-Monopolisten
Data Center & Hosting
- Benchmarking der Hosting-Kosten
- Ausschreibung Data Center Hardware (Server, Storage)
- Make-or-Buy-Analyse
- Vergabeprozess zum Data Center Outsourcing/Betrieb durchführen
Telecommunications
- Benchmarking Datennetz (MPLS/SDWAN)
- Optimierung Mobilfunk
- Festnetztelefonie
- Mobilgeräte
Beratung & Dienstleistungen
- IT-Dienst- oder Werkverträge
- Aufbau optimierter Rahmenverträge
- IMAC-Services
- SLA’s
- Remarketing
Arbeitsplatz
- Bedarfsanalyse, Definition Nutzungsdauer, Finanzierungs- und Nutzungskonzepte
- Ausschreibung (Geräte, Preise, Roll-out/back, Service)
- Optimierung der Drucklandschaft und Verhandlung von Full-Service-Verträgen
Kundenerfolge, die für sich sprechen
Cloud Solution Provider – Aufsetzen eines Neuvertrages
Unser Kunde, ein Lebensmittelunternehmen, sah sich mit einer angekündigten 11-%-Preiserhöhung seines CSP-Partners, mangelhafter Beratungsqualität und der geplanten Trennung von Microsoft Teams aus M365 konfrontiert. Ziel war, die Preiserhöhung möglichst zu vermeiden, Microsoft-Kosten zu senken, Teams weiterhin in M365 E3 zu lizenzieren und einen Partner mit marktgerechten Konditionen sowie starkem Service zu finden. Vorgehen: vollständige Aufnahme aller benötigten Lizenzen und Serviceanforderungen, bedarfsgerechte Plananpassung, Ausschreibung mit ausgewählten Anbietern sowie direkter Einbindung von Microsoft. Ergebnis: 12 % Kosteneinsparung im ersten Jahr, lizenzrechtliche Compliance, Teams weiterhin über M365 E3 lizenziert (Vermeidung zusätzlicher Kosten) und Auswahl eines neuen CSP-Partners mit hohem Beratungsfokus. Die Komplexität in der Steuerung sank durch klare SLA, einheitliches Reporting und stabilere Account-Betreuung.
Verhandlung Enterprise Agreement
Unser Kunde, ein Luft- & Raumfahrtunternehmen, stand sechs Monate vor Auslauf seines Microsoft-Enterprise-Agreements (EA) und einem initialen Microsoft-Angebot mit +33 % Mehrkosten. Zusätzlich existierten verteilte CSP-Verträge einzelner Landesgesellschaften ohne zentrale Transparenz. Ziele: LSP-Wechsel, Preisabwehr, Konsolidierung aller Gesellschaften in einen Vertrag und Upgrade von E3 auf E5.
Vorgehen: Workshops zur künftigen Lizenzstrategie, vollständige Bestandsaufnahme, Break-even-Kalkulation E3 + Add-ons vs. E5, Ausschreibungen für unterschiedliche Vertragskonstrukte und Direktverhandlungen mit Microsoft, um Wettbewerb zu erzeugen.
Ergebnis: 16 % Preisabwehr gegenüber dem initialen Angebot, Aufnahme aller Gesellschaften in ein gemeinsames EA, Umstellung auf E5 mit -12 % Kosten gegenüber E3 + Add-ons; nach Konsolidierung aller Gesellschaften kumuliert -16 %. Zusätzlich: vereinfachte Governance (ein Vertrag, ein Reporting) und verbesserte Sicherheits-/Compliance-Funktionen durch E5.
Dokumenten Management System
Unser Kunde aus der Gesundheits- und Pflegebranche musste kurzfristig eine neues Dokumenten-Management-System (DMS) implementieren, da „Datev DMS“ zum 31.12.2023 abgekündigt wurde. Innerhalb von drei Monaten mussten Workshops, Ausschreibung und Vergabe erfolgen, zudem eine reibungslose Migration der Alt-Daten sichergestellt werden.
Ziel war der Abschluss eines neuen Vertrags mit einem leistungsfähigen Partner sowie die Einführung des neuen Systems bis Jahresende. Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen und die Gesamtkosten lagen 9% unter dem marktüblichen Niveau.
Ihre Experten für Kostenoptimierung im IT- Einkauf
Marc Röver
„Durch unsere typische Vorgehensweise, die mit einem ersten Interview beginnt, erfassen wir die Komplexität der IT- Organisation und entwickeln daraus die entsprechenden Verträge, Ansätze und Prioritäten für eine Optimierung.“
Marc Röver bringt über 25 Jahre Erfahrung in der IT-Industrie mit. Durch seine langjährige Tätigkeit in der Beratung ist er in der Lage, die IT und deren Betriebsverantwortung zu verstehen und gemeinsam mit seinen Kunden auf Augenhöhe Optimierungsansätze hinsichtlich der externen Kosten zu entwickeln.
Henning Eßer
„Mit dem Werkzeugkoffer des strategischen Einkaufs und tiefgreifendem Wissen über IT-Märkte unterstützen wir unsere Kunden von der Bedarfsdefinition über die Beschaffung bis zum Vertragsschluss und der anschließenden Umsetzung.“
Henning Eßer ist seit fast 10 Jahren bei der Kloepfel Consulting GmbH tätig und berät branchenübergreifend Unternehmen. Mit einem dualen Studium in IT-Management kombiniert er praktisches Wissen und akademische Expertise. Seit 7 Jahren liegt sein Fokus auf der Beratung im Bereich IT & Telekommunikation, speziell in der Prozessdigitalisierung.
Matthias Schirm
„Mit maßgeschneiderten Vertragsstrategien und fundierten Marktanalysen optimieren wir Ihre IT-Beschaffungskosten und schaffen so Chancen für
nachhaltigen Erfolg – effizient, transparent und zukunftsweisend.“
Matthias Schirm bringt über 15 Jahre Erfahrung in der IT mit – von der Ausbildung zum Fachinformatiker über Consulting und IT-Vertrieb bis hin zum Bachelor in
Wirtschaftsinformatik. Sein Fokus liegt auf der Entwicklung effizienter, kostengünstiger IT-Lösungen mit strategischem Weitblick.
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