Lieferantenausschreibung im Einkauf: Ablauf und Vorteile

Key Facts zu Lieferantenausschreibung im Einkauf

• Typische Einsparung (Savings): 8 bis 15 % direktes Einsparpotenzial; bis zu 25 % geringere Prozesskosten durch E-Sourcing-Tools
• Durchlaufzeit: 4 bis 12 Wochen (stark abhängig von Warengruppe und technischer Komplexität)
• Drei Kernformate: RFI (Informationsabfrage) → RFP (Konzeptabfrage) → RFQ (konkrete Preisanfrage)
• Entscheidungsmaßstab: Gesamtkostenbetrachtung nach dem TCO-Prinzip statt reinem Fokus auf den Stückpreis
• Erfolgsfaktor Nummer 1: Fertig definierte Bewertungsmatrix mit Gewichtung vor dem Öffnen der ersten Angebote
• Compliance-Fokus: Verbindliche K.-o.-Kriterien für ESG, IT-Sicherheit und Anforderungen nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

1. Was ist eine Lieferantenausschreibung? Definition und Abgrenzung

Im strategischen Einkauf geht es dabei um weit mehr als den schnellen Preisvergleich. Regelmäßige Ausschreibungen sind das wirksamste Werkzeug, um Märkte aktiv zu testen, bequeme Monopolstellungen von Stammlieferanten aufzubrechen und klare Leistungsvereinbarungen (SLAs) vertraglich festzuschreiben.

RFI, RFP und RFQ: Die drei Werkzeuge im Überblick

Je nach Kenntnisstand über den Markt und Reifegrad des eigenen Bedarfs kommen drei unterschiedliche Instrumente zum Einsatz:

• Unklarer Markt / Bedarf grob: RFI (Request for Information) → Marktsondierung und Qualifizierung
• Lösungsweg offen / komplex: RFP (Request for Proposal) → Konzepte und Lösungsansätze
• Spezifikation exakt definiert: RFQ (Request for Quotation) → Verbindliche Preise und Konditionen

• RFI (Request for Information): Dient der ersten Markterkundung. Hier fragt der Einkauf allgemeine Unternehmensdaten, Fertigungskapazitäten, Standorte und Zertifizierungen ab. Ziel ist es, eine breite Longlist an Marktteilnehmern auf eine überschaubare Shortlist einzugrenzen.
• RFP (Request for Proposal): Greift bei komplexen Projekten, für die es intern noch keine fertige Blaupause gibt (beispielsweise bei Software-Einführungen, Logistikkonzepten oder Outsourcing-Vorhaben). Bieter reichern ihre Angebote mit individuellen Lösungskonzepten und Grobkostenschätzungen an.
• RFQ (Request for Quotation): Die klassische Preisanfrage. Auf Basis einer präzisen Spezifikation oder technischer Zeichnungen fordern Einkäufer verbindliche Staffelpreise, Werkzeugkosten, Zahlungsziele und Lieferzeiten an.

2. Warum ausschreiben? Die 6 entscheidenden Vorteile für den Einkauf

Eine sauber vorbereitete Ausschreibung bindet interne Kapazitäten. Richtig aufgesetzt, amortisiert sich dieser Aufwand jedoch fast immer innerhalb des ersten Beschaffungsjahres.

1. Nachweisbare Kostensenkung und TCO-Transparenz

Der direkte Bieterwettbewerb sorgt verlässlich für marktgerechte Konditionen. Entscheidend ist dabei der Blick auf die Total Cost of Ownership (TCO): Eine fundierte Ausschreibung vergleicht nicht nur den reinen Einstandspreis an der Rampe, sondern berücksichtigt Verpackungskosten, Transportwege, Zollabwicklungen, Zahlungsziele, Risikozuschläge und eventuelle Werkzeugkosten.

2. Schaffung echter Markttransparenz

Wer jahrelang beim selben Lieferanten bestellt, verliert das Gefühl für den Markt. Eine Ausschreibung bringt ans Licht, wie sich Kapazitäten, Rohstoffaufschläge, neue Fertigungsverfahren und das allgemeine Preisniveau im Wettbewerbsumfeld entwickelt haben.

3. Qualitäts- und Leistungsoptimierung

Über das Lastenheft definiert der Einkauf verbindliche Kennzahlen: maximale Ausschussquoten, garantierte Lieferzeiten, Erreichbarkeiten und Eskalationspfade. Lieferanten müssen diese Parameter im Angebot bestätigen – veraltete Verträge mit schwammigen Leistungszusagen lassen sich so wirksam korrigieren.

4. Risikodiversifizierung und Dual-Sourcing

Einseitige Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten (Single Sourcing) entwickeln sich in volatilen Zeiten schnell zum Betriebsrisiko. Ausschreibungen schaffen die Datenbasis, um gezielte Dual- oder Multi-Sourcing-Strategien aufzubauen, Ausweichkapazitäten zu sichern und die Lieferkette gegen Ausfälle abzuhärten.

5. Compliance, ESG und LkSG-Sicherheit

Gesetzliche Vorgaben wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder europäische Richtlinien (CSDDD) verlangen den Nachweis über Umwelt- und Sozialstandards entlang der gesamten Lieferkette. Der Einkauf kann Verhaltenskodizes (Supplier Code of Conduct), CO₂-Bilanzen und Zertifikate (wie ISO 14001 oder EcoVadis) direkt als zwingende K.-o.-Kriterien im Ausschreibungsprozess verankern.

6. Objektivität und Revisionssicherheit

Eine strukturierte Nutzwertanalyse entzieht Vergabeentscheidungen dem Bauchgefühl. Das schützt den Einkauf vor Vorwürfen der Bevorzugung und liefert eine lückenlose Dokumentation, die internen Revisionen, Fachabteilungen und der Geschäftsleitung standhält.

„Wer beim Einkauf nur auf den Preis schaut, verliert die Gesamtkosten aus dem Blick. Wahre Wirtschaftlichkeit zeigt sich erst im reibungslosen Zusammenspiel von Qualität, Verlässlichkeit und partnerschaftlicher Zusammenarbeit.“

3. Der 7-Phasen-Ablauf einer erfolgreichen Lieferantenausschreibung

Wer die Phasen strukturiert durchläuft, spart in den Verhandlungen Zeit und vermeidet teure Nachträge nach Vertragsabschluss:

Phase 1 (Bedarfsanalyse) → Phase 2 (Marktanalyse) → Phase 3 (Ausschreibungserstellung) → Phase 4 (Bieterphase & Q&A) → Phase 5 (Angebotsbewertung) → Phase 6 (Verhandlung & Vergabe) → Phase 7 (Vertrag & Onboarding)

Phase 1: Bedarfsanalyse und Lastenhefterstellung

Vor dem Marktstart steht die interne Abstimmung:

• Stakeholder einbinden: Technik, Fertigung, Qualitätsmanagement, Logistik und Rechtsabteilung müssen an einem Tisch sitzen.
• Mengen festzurren: Vergangenheitsdaten aufbereiten und realistische Mengengerüste für die Vertragslaufzeit (meist 12 bis 36 Monate) ablehnen.
• Lastenheft formulieren: Eindeutig beschreiben, was das Produkt oder die Leistung können muss (Güteklassen, Toleranzen, Schnittstellen, Normen). Wichtig: den Lösungsweg nicht unnötig einschränken, um innovativen Lieferantenansätzen Raum zu geben.

Phase 2: Marktanalyse und Longlist-Definition

Systematisches Erfassen potenzieller Bezugsquellen:

• Recherche: Screening über Lieferantendatenbanken, Branchennetzwerke, Fachmessen und bestehende Einkaufsnetzwerke.
• Longlist aufstellen: Identifikation von etwa 10 bis 20 grundsätzlich geeigneten Anbietern.
• Vorauswahl (Screening): Bonitätsprüfungen (Creditreform, Dun & Bradstreet) und grobe Kapazitätsprüfungen reduzieren das Feld auf eine schlagkräftige Shortlist von 4 bis 8 Bietern.

Phase 3: Ausarbeitung und Versand der Ausschreibungsunterlagen

Nur präzise Ausschreibungsunterlagen führen zu direkt vergleichbaren Angeboten:

• Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA): Zwingend erforderlich vor Herausgabe von Konstruktionszeichnungen oder geschäftskritischen Daten.
• Kostenstrukturblatt (Cost Breakdown Template): Eine einheitliche Vorlage, in der Bieter Materialanteile, Fertigungszeiten, Maschinenstundensätze, Fracht und Verpackung separat ausweisen müssen.
• Vertragsbedingungen: Eigene Einkaufs-AGB und der Entwurf des angestrebten Rahmenvertrags gehören direkt in das Paket.
• Terminplan: Klare Deadlines für Rückfragen, Abgabefristen und Verhandlungstermine schaffen Verbindlichkeit.

Phase 4: Bieterkommunikation und Angebotsphase

Während der Bietfrist (üblich sind 2 bis 4 Wochen) gilt strikte Chancengleichheit:

• Ein zentraler Ansprechpartner: Sämtliche Rückfragen laufen ausschließlich über den verantwortlichen Einkäufer oder das Sourcing-Tool.
• Anonymisierter Frage-Antwort-Katalog: Stellt ein Bieter eine fachliche Frage, erhalten alle anderen Bieter die Frage samt Antwort – ohne Nennung des Absenders.
• Fristen wahren: Angebote, die nach der Frist eingehen, werden konsequent ausgeschlossen. Die Angebotsöffnung erfolgt idealerweise im Vier-Augen-Prinzip.

Phase 5: Angebotsbewertung und Nutzwertanalyse

Die Angebote werden auf Vollständigkeit und Konformität geprüft. Für die Gesamtwürdigung empfiehlt sich ein gewichtetes Scoring-Modell:

• Kosten (TCO): 40 % Gewichtung (Stückpreis, Skonto, Zahlungsziele, Logistikkosten, Nebenkosten; maximal 40 Punkte)
• Qualität & Technik: 25 % Gewichtung (Einhaltung der Spezifikationen, Ausschuss- und Reklamationsquoten, Qualitätszertifikate; maximal 25 Punkte)
• Lieferzuverlässigkeit: 15 % Gewichtung (Vorlaufzeiten, Sicherheitsbestände, Standortnähe, Notfallkonzepte; maximal 15 Punkte)
• ESG & Compliance: 10 % Gewichtung (Nachhaltigkeitsnachweise, LkSG-Fragebogen, Arbeitsbedingungen, Code of Conduct; maximal 10 Punkte)
• Service & Flexibilität: 10 % Gewichtung (Betreuung durch Key Account, EDI-Fähigkeit, Reaktionszeiten bei Reklamationen; maximal 10 Punkte)
• Gesamtbewertung: 100 % (maximal 100 Punkte)

Phase 6: Verhandlung, E-Auction und Vergabeentscheidung

Mit den zwei bis drei Bietern an der Spitze des Scorings geht es in die Endrunde:

• Verhandlungsgespräche: Gezieltes Nachverhandeln einzelner Kostenblöcke auf Basis des Cost Breakdown, Optimierung von Zahlungszielen und Pufferlagern.
• Elektronische Auktion (E-Auction): Bei standardisierten, gut spezifizierten Teilen ein wirksames Instrument, um den finalen Marktpreis im Bieterwettbewerb transparent zu ermitteln.
• Sourcing-Entscheidung: Fertigstellung der Vergabeempfehlung für das Management oder den Vergabeausschuss (Sourcing Board).

Phase 7: Vertragsabschluss und Lieferanten-Onboarding

Nach dem Zuschlag beginnt die operative Umsetzung:

• Vertrag unterzeichnen: Rahmenvertrag, Qualitätsmanagementvereinbarung (QMV) und Preisgleitklauseln finalisieren.
• Onboarding: Stammdaten im ERP einpflegen, Schnittstellen (wie EDI) testen, Erstbemusterung (EMPB / PPAP) abwickeln.
• Absagen mit Feedback: Den unterlegenen Bietern zeitnah, wertschätzend und mit konstruktiver Begründung absagen – das hält die Tür für künftige Runden offen.

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4. Klassische Ausschreibung vs. E-Sourcing im Vergleich

Immer noch steuern viele Einkaufsabteilungen Ausschreibungen manuell per E-Mail und Tabellenkalkulation. Dedizierte Sourcing Plattformen (beispielsweise Coupa, SAP Ariba, Jaggaer oder modulare Mittelstandswerkzeuge) bieten deutliche operative Vorteile:

• Transparenz & Revision:
   
  • Manuell: E-Mail-Postfächer sind unübersichtlich; Versionen geraten durcheinander, Nachvollziehbarkeit bei Audits ist mangelhaft.
  • E-Sourcing: Lückenloser digitaler Prüfpfad (Audit-Trail) über alle Gebote, Fragen und Bearbeitungsschritte; revisionssicher und manipulationsgeschützt.
• Datenkonsolidierung:
   
  • Manuell: Angebote müssen per Hand aus PDF-Dateien und Excel-Tabellen zusammenkopiert werden – hohe Fehlergefahr.
  • E-Sourcing: Automatische Preis- und Leistungsvergleiche auf Knopfdruck, standardisierte Abweichungsberichte.
• Durchlaufzeit:
   
  • Manuell: Hoher Koordinationsaufwand, zeitraubende Rückfragerunden, langwierige Zyklen.
  • E-Sourcing: Bis zu 40 bis 50 Prozent kürzere Durchlaufzeiten durch automatisierte Fristen- und Bieterverwaltung.
• Bieter-Handling:
   
  • Manuell: Ab fünf Anbietern steigt der Arbeitsaufwand exponentiell an.
  • E-Sourcing: Skalierbar; 15 oder 20 Bieter lassen sich mit demselben Aufwand steuern wie drei.
• Compliance-Sicherheit:
   
  • Manuell: Gefahr, dass Bieter ungleiche Informationsstände haben oder Fristen stillschweigend verlängert werden.
  • E-Sourcing: Einheitliche Fristen über das System, anonymisierte Q&A-Module und zeitgesteuerte Gebotsöffnungen.

5. Deep Dive: KI-gestützte Ausschreibungen und automatisierte Angebotsanalysen

Künstliche Intelligenz verändert Ausschreibungsprozesse grundlegend. Ging es beim E-Sourcing bisher vor allem darum, Formulare digital zu verteilen, greifen Machine Learning und moderne Sprachmodelle (LLMs) nun tief in die inhaltliche Prüfung und Entscheidungsunterstützung ein.

Automatisierter Spezifikationsabgleich und Lastenheft-Check

Das manuelle Prüfen komplexer Leistungsbeschreibungen bindet Tage, teils Wochen:

• Semantische Analyse: Algorithmen durchkämmen Angebote in Freitext- oder PDF-Form und gleichen sie vollautomatisch mit dem Lastenheft ab.
• Abweichungsprüfung: Ändert ein Lieferant im Kleingedruckten eine Toleranz, verwendet einen alternativen Werkstoff oder kürzt Gewährleistungsfristen, markiert das System diese Diskrepanz sofort farblich.
• Datenharmonisierung: Unstrukturierte Angebote aus unterschiedlichen Quellen werden automatisch in standardisierte Kostenraster überführt.

KI-gestützte Should-Cost-Kalkulation

Statt nur zu vergleichen, wer der Billigste unter den Bietern ist, ermittelt KI den rechnerisch fairen Preis:

• Bottom-up-Berechnung: Aus globalen Rohstoffbörsenkursen, regionalen Maschinenstundensätzen und aktuellen Energiekosten ermitteln Algorithmen, was ein Drehteil oder eine Baugruppe unter realistischen Bedingungen in der Herstellung kosten darf (Clean Sheet).
• Ausreißer erkennen: Weist ein Bieter ungewöhnlich hohe Rüstkosten, überzogene Frachtpauschalen oder verdächtige Ähnlichkeiten zu Konkurrenzangeboten auf, schlägt das System Alarm.

Optimierung von Vergabeszenarien

Bei Ausschreibungen mit Dutzenden Werken und hunderten Einzelpositionen stoßen Tabellen an ihre Grenzen:

• Kombinatorische Vergabe: Sourcing-Algorithmen errechnen in Sekundenbruchteilen die wirtschaftlichste Split-Awarding-Lösung (etwa 70 % Hauptlieferant, 30 % Zweitlieferant) unter Einhaltung von Mindestbestellwerten, Frachtgrenzen und Kapazitätslimits.
• Verhandlungsleitfäden auf Knopfdruck: Die Systeme identifizieren Schwachpunkte in den Lieferantenkalkulationen und liefern Einkäufern konkrete Argumentationsketten für das Verhandlungsgespräch.

Mensch und Algorithmus im Zusammenspiel

KI ersetzt im Einkauf nicht den Verhandler, sondern nimmt ihm repetitive Prüfschritte ab (Augmented Sourcing). Die Bewertung strategischer Lieferantenbeziehungen, unternehmerischer Risiken und der persönliche Verhandlungsabschluss bleiben fest in der Hand erfahrener Einkäufer.

6. Praxisbeispiel: Erfolgreiche Neuausschreibung im mittelständischen Maschinenbau

Dass die Methodik auch im industriellen Mittelstand greift, zeigt das Beispiel eines Sondermaschinenbauers mit 4,5 Millionen Euro Jahresvolumen in der Warengruppe CNC-Dreh- und Frästeile.

Die Ausgangslage

Das Unternehmen kaufte rund 240 verschiedene Bauteile seit knapp sieben Jahren bei zwei regionalen Lieferanten ein. Es herrschte De-facto-Single-Sourcing für die jeweiligen Teilefamilien. Die Konsequenzen:

• Kumulierte Preissteigerungen von 18 Prozent innerhalb von drei Jahren unter pauschalem Verweis auf Energie- und Rohstoffkosten.
• Ein Einbruch der Liefertreue auf 76 Prozent, was regelmäßig zu Verzögerungen in der Endmontage führte.
• Keine verbindlichen Serviceverträge, keine Qualitätsvereinbarungen, keine Indexbindungen.

Die Durchführung des Projekts

Der Einkauf bildete ein Projektteam mit Vertretern aus Konstruktion und Fertigungsleitung:

• Phase 1 & 2 (Clustering & Marktscan): Die 240 Artikel wurden nach Werkstoffen und Dimensionen in vier Fertigungsfamilien gebündelt. Eine Longlist mit 14 Anbietern aus Deutschland, Österreich und Osteuropa wurde aufgestellt.
• Phase 3 & 4 (RFQ mit Cost Breakdown): Alle Bieter erhielten eine standardisierte Vorlage mit der Pflicht, Rohmaterial, Fertigungsstundensätze, Rüstkosten und Beschichtungen getrennt auszuweisen. Acht Anbieter lieferten fristgerecht ab.
• Phase 5 & 6 (TCO-Berechnung & Verhandlung): Das Team rechnete Transportkosten und Zahlungsziele ein und forderte ein Konsignationslager. Die detaillierte Kostenzerlegung deckte auf: Die beiden Stammlieferanten verlangten bei den Maschinenstundensätzen rund 30 Prozent mehr als der Marktdurchschnitt.

Das Ergebnis nach 10 Wochen

• Kostensenkung: 11,2 Prozent Gesamtersparnis bezogen auf das Warengruppenvolumen (rund 504.000 Euro pro Jahr).
• Risikominimierung: Einführung eines 70/30-Splits zwischen einem leistungsfähigen Neulieferanten aus Osteuropa und dem verhandlungsbereiten Stammlieferanten.
• Verfügbarkeit: Aufbau eines Konsignationslagers für Schnelldreher am Hauptstandort; Reduzierung der Wiederbeschaffungszeit von acht Wochen auf 48 Stunden.
• Prozessqualität: Einführung vertraglicher Pönalen bei Lieferverzug und transparenter Rohstoffpreisgleitklauseln. Die Liefertreue stieg innerhalb von sechs Monaten wieder auf 96 Prozent.

7. Die 5 häufigsten Fehler im Ausschreibungsprozess (und wie man sie vermeidet)

1. Unpräzises oder überreguliertes Lastenheft:
    
   • Problem: Vage Beschreibungen führen zu massiven Risikozuschlägen der Bieter; übertrieben detaillierte Vorschriften schließen erprobte Standardlösungen aus.
   • Lösung: Funktional ausschreiben: Das gewünschte Ergebnis und die Leistungsanforderungen exakt definieren, den technischen Lösungsweg aber nicht unnötig einengen.
2. Die reine Fokus-Falle auf den Stückpreis:
    
   • Problem: Der vermeintlich billigste Anbieter verursacht durch schlechte Verpackung, Nacharbeit, verspätete Lieferungen oder teure Rüstkosten am Ende die höchsten Gesamtkosten.
   • Lösung: Konsequente TCO-Berechnung als verbindlichen Maßstab für die Vergabeentscheidung etablieren.
3. Mangelhafte interne Schnittstellenabstimmung:
    
   • Problem: Der Einkauf schließt Verträge ab, die an den praktischen Anforderungen von Fertigung oder Qualitätssicherung vorbeigehen. Die Folge ist Umgehungseinkauf (Maverick Buying).
   • Lösung: Cross-funktionale Sourcing-Teams: Fachabteilungen bereits bei der Lastenhefterstellung verbindlich beteiligen.
4. Fehlender Respekt vor Bietern (Scheinausschreibungen):
    
   • Problem: Ausschreibungen werden nur aufgesetzt, um den Stammlieferanten unter Druck zu setzen, obwohl intern längst feststeht, dass man nicht wechseln will.
   • Lösung: Fairness im Markt wahren. Bieter investieren viel Zeit und Geld in fundierte Angebote. Spricht sich herum, dass ein Unternehmen Scheinausschreibungen durchführt, bleiben gute Anbieter künftigen Runden fern.
5. Fehlende Preisgleitklauseln in volatilen Märkten:
    
   • Problem: Starre Festpreise führen bei steigenden Rohstoff- und Energiekosten zu Nachverhandlungschaos oder Insolvenzen auf Lieferantenseite.
   • Lösung: Wichtige Kostenblöcke (Metalle, Kunststoffe, Energie) über mathematische Preisgleitklauseln transparent an offizielle Marktindizes binden.

8. Fazit: Ausschreibungen als strategischer Werttreiber

Eine gut geführte Lieferantenausschreibung im Einkauf ist weit mehr als eine Preissenkungsmaßnahme. Sie dient als strategischer Hebel, um Innovationen von außen in das eigene Unternehmen zu holen, regulatorische Pflichten wie LkSG und ESG lückenlos abzusichern und Lieferketten resilient aufzustellen.

Einkaufsorganisationen, die ihre Ausschreibungsprozesse durch Phasendisziplin, nachvollziehbare TCO-Bewertungen und moderne digitale Werkzeuge strukturieren, schaffen nachhaltige Ergebnisbeiträge und sichern ihre Versorgung in unruhigen Märkten verlässlich ab.

„Eine professionelle Ausschreibung ist kein Instrument des Misstrauens gegenüber Lieferanten, sondern der faire Maßstab für gemeinsame Spitzenleistung und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.“

9. FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Lieferantenausschreibung

Wann sollte eine Lieferantenausschreibung durchgeführt werden?

Eine Ausschreibung ist immer dann sinnvoll, wenn bestehende Rahmenverträge auslaufen (in der Regel alle zwei bis drei Jahre), neue Produktanläufe anstehen oder sprunghafte Volumenzuwächse verzeichnet werden. Weitere Auslöser sind unzureichende Liefertreue, schlechte Qualität des Bestandsanbieters sowie erhebliche Marktpreisverschiebungen bei Rohstoffen.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft formuliert der Auftraggeber (Einkauf gemeinsam mit den Fachbereichen). Es beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen, Normen und Rahmenbedingungen – also was geliefert werden soll. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Lieferanten. Es beschreibt detailliert, wie und mit welchen Mitteln der Anbieter die Anforderungen umzusetzen gedenkt.

Wie viele Bieter sollten zu einer Ausschreibung eingeladen werden?

Für die Vorqualifikation (RFI/Longlist) sind 10 bis 15 Anbieter ein solider Richtwert. Für die eigentliche Angebotsphase (RFQ) hat sich eine Shortlist von 3 bis 6 Bietern bewährt. Das sichert intensiven Wettbewerb, ohne den internen Prüfaufwand für das Einkaufsteam unrentabel in die Höhe zu treiben.

Wie wird das Lieferkettengesetz (LkSG) in die Ausschreibung integriert?

Die Anforderungen werden bereits in der Eignungsprüfung (RFI) über verbindliche Fragebögen zu Umwelt-, Arbeits- und Menschenrechtsstandards verankert. Zudem wird der Supplier Code of Conduct des Unternehmens zum nicht verhandelbaren Vertragsbestandteil gemacht. Bieter, die Mindestanforderungen verweigern, werden per K.-o.-Kriterium direkt ausgeschlossen.

Ab welchem Einkaufsvolumen lohnt sich eine strukturierte Ausschreibung?

Als Faustformel gilt: Ab einem jährlichen Warengruppenvolumen von ca. 50.000 bis 100.000 Euro oder bei strategisch erfolgskritischen Bauteilen (A- und B-Güter) überwiegt der erzielte Nutzen den personellen Aufwand einer strukturierten Ausschreibung deutlich. Für kleinteilige C-Artikel bieten sich vereinfachte 3-Angebote-Vergleiche oder elektronische Katalogsysteme an.