Le plus important avant tout
L'optimisation des achats indirects offre aux entreprises un potentiel d'économies inexploité de 10 % à 25 %. Alors que les achats directs sont généralement déjà gérés de manière efficace, les catalogues numériques, le regroupement des « dépenses marginales » et les processus automatisés permettent de réduire considérablement les coûts de processus et d'améliorer la conformité.
Faits marquants concernant l'optimisation
- Objectif principal : réduire la complexité des processus liés aux matériaux non destinés à la production.
- Résultat principal : moins de fournisseurs et des délais d'exécution plus courts grâce à l'automatisation.
- Outil le plus important : les systèmes d'approvisionnement électronique pour les « achats guidés ».
- Tendance 2026 : intégration des critères ESG directement dans le processus de commande.
1. Définition : achat indirect
Alors que les achats directs permettent de se procurer les matières premières nécessaires à la fabrication, les achats indirects fournissent l'infrastructure nécessaire. Les groupes de marchandises typiques sont les suivants :
- Informatique et télécommunications : matériel informatique, licences logicielles, services cloud.
- Gestion des installations : nettoyage, énergie, entretien des bâtiments.
- Besoins MRO : maintenance, réparation et exploitation (par exemple, outils, lubrifiants).
- Services professionnels : services de conseil, agences de marketing, travail temporaire.
2. Pourquoi les achats indirects constituent souvent un « angle mort »
Dans de nombreuses entreprises, l'accent est mis sur les coûts de production importants. Les tâches indirectes sont souvent effectuées « en parallèle », ce qui a des conséquences désastreuses sur la marge : les coûts administratifs pour une commande de 50 euros sont souvent aussi élevés que pour une commande de 5 000 euros.
« L'efficacité ne consiste pas à faire plus de choses, mais à éliminer les choses inutiles. »
Sans stratégie ciblée, des coûts énormes sont générés par des milliers de petites factures et une prolifération incontrôlée de fournisseurs.
3. Les 5 stratégies les plus efficaces pour gagner en efficacité
- Regroupement des volumes : regroupez les besoins de différents sites.
- Consolidation des fournisseurs : réduisez considérablement le nombre de créanciers afin de diminuer la charge de travail comptable.
- Gestion des groupes de marchandises : définissez clairement les responsabilités des experts pour les catégories complexes telles que « marketing » ou « informatique ».
- Standardisation : limitez la sélection à des articles standard définis.
- Contrats-cadres : négociez des conditions à long terme pour les services récurrents.
4. Approfondissement : dépenses marginales et choix technologiques
Une analyse approfondie des données montre que 80 % des fournisseurs ne représentent souvent que 20 % du volume d'achat, ce que l'on appelle les dépenses marginales. Ce domaine mobilise un temps disproportionné.
En 2026, les solutions spécialisées de pointe l'emporteront sur les modules ERP rigides. Alors que les systèmes ERP sont souvent complexes sur le plan technique, les plateformes cloud modernes offrent une expérience d'achat similaire à celle d'Amazon. Cela augmente l'acceptation des utilisateurs et permet aux acheteurs de gagner du temps pour les négociations stratégiques au lieu de traiter manuellement les petites commandes.
5. ESG et durabilité : la nouvelle norme 2026
La durabilité est aujourd'hui une tâche essentielle des achats. Le domaine indirect contrôle une grande partie des émissions de scope 3. Un processus moderne intègre directement les critères ESG dans la sélection des fournisseurs. Ceux qui optimisent aujourd'hui privilégient les fournisseurs certifiés en matière de bilan carbone et soutiennent ainsi activement les objectifs climatiques de l'entreprise.
6. Gestion du changement : pourquoi la technologie seule ne suffit pas
Un logiciel seul ne résout pas les problèmes. L'optimisation implique toujours un changement dans les méthodes de travail. Les collaborateurs doivent comprendre que les nouveaux processus ne constituent pas un contrôle supplémentaire, mais un allègement de leur charge de travail. Un déploiement sans heurts n'est possible que si la convivialité des nouveaux outils est une priorité absolue.
7. La feuille de route en 5 étapes pour la mise en œuvre
- Analyse des dépenses : identifiez les principaux facteurs de coûts et les groupes de fournisseurs.
- Vérification de la stratégie : définissez des gains rapides (par exemple, fournitures de bureau ou matériel informatique).
- Sélection d'outils : optez pour une solution mobile avec un « Guided Buying » intuitif.
- Phase pilote : testez le processus avec un service et des catalogues fixes.
- Déploiement et suivi : adaptez la solution à vos besoins et mesurez la réduction des coûts de processus.
8. Exemple pratique : augmentation de l'efficacité dans les PME
Une entreprise de services comptant 800 employés avait plus de 500 fournisseurs pour les biens indirects.
- Problème : chaque service passait ses commandes de manière décentralisée ; le service comptable était surchargé par la vérification manuelle des factures.
- Solution : mise en place d'un portail centralisé et réduction à 5 fournisseurs principaux.
- Résultat : les coûts de traitement par commande ont baissé de 115 € à 22 €. L'économie totale annuelle s'est élevée à plus de 400 000 €.
9. Conclusion : optimiser durablement les achats indirects
La professionnalisation des achats constitue un avantage concurrentiel décisif. Pour optimiser les achats indirects, il faut considérer les coûts de processus comme un facteur stratégique. Grâce aux outils numériques et à un regroupement systématique, vous gagnez en liquidités et en temps.
« La transparence est le fondement sur lequel repose toute décision efficace. »
En 2026, l'achat indirect numérisé ne sera plus une option, mais la base d'une entreprise pérenne.
10. FAQ : Optimiser les achats indirects – Réponses à vos questions
Quels sont les principaux obstacles à l'optimisation ?
La plupart du temps, elles concernent la qualité des données et l'acceptation par les collaborateurs. Une analyse précise des dépenses réelles constitue le travail préparatoire le plus important.
Quel est le potentiel d'économies réaliste en termes de coûts de processus ?
L'automatisation et l'approvisionnement électronique permettent souvent de réduire les coûts par commande jusqu'à 70 % si vous optimisez les achats indirects.
Comment l'IA aide-t-elle dans les achats indirects ?
Les outils d'IA peuvent aujourd'hui classer automatiquement les dépenses, détecter les anomalies dans les factures et même comparer les prix en temps réel sur des centaines de plateformes.
Un tableau Excel suffit-il pour commencer ?
Pour une première analyse, oui. Cependant, afin d'optimiser durablement les achats indirects, un logiciel spécialisé est indispensable à long terme en raison de l'automatisation des processus et de la sécurité des révisions.