Optimisation des coûts des cliniques : Cliniques Ubbo-Emmius
Secteur : Healthcare
Chiffre d'affaires : 81 millions d'euros (2014)
Nombre d'employés : 1.300 (2015)
Mesures d'optimisation, entre autres :
- Appels d'offres et changement de fournisseur - Exemple de groupe de marchandises : consommables médicaux
- Regroupement des fournisseurs dans les groupes de produits encre toner, fournitures de bureau et gants
- Négociation de remises en nature et de bonus annuels
- Optimisation des conditions de paiement
- Regroupement de prestataires de services - Maintenance des ascenseurs
Rapport d'expérience d'un projet d'optimisation des achats par le diplômé en gestion administrative (VWA) Thomas Hippen, membre de la direction et directeur des finances et de la comptabilité des cliniques Ubbo-Emmius, et Heiko Goldenstein, directeur du contrôle de gestion.
Au début du projet, étiez-vous sceptique ou plutôt ouvert d'esprit ?
Thomas Hippen : Nous étions ouverts d'esprit parce qu'il était tout simplement nécessaire d'agir pour réaliser des économies sans incidence sur le personnel. De plus, notre directeur économique nous a quittés, ce qui nous a donné l'occasion de nous réorganiser complètement.
Heiko Goldenstein : Je peux le confirmer. De plus, deux maisons fusionnaient et le catalogue d'articles n'était pas consolidé. Nous savions que seule une aide extérieure nous permettrait de disposer des ressources humaines nécessaires pour mener à bien un tel projet.
Quels étaient les principaux défis au début du projet ?
Thomas Hippen : La préparation des données - en particulier dans le contexte de la fusion de deux établissements - a constitué le plus grand défi. Avec l'aide de l'équipe Kloepfel/Bredehorst, nous avons d'abord dû nous faire une idée des conditions et des contrats.
Dans quelle mesure le projet d'optimisation a-t-il eu un impact sur les soins aux patients ?
Heiko Goldenstein : Les patients n'ont rien ressenti. Le personnel, si. Les soignants ont été faciles à motiver et ont rapidement adhéré au projet. Les médecins étaient plus critiques. Beaucoup ne voulaient pas changer de certaines manipulations et de certains matériaux. Mais finalement, on a pu se mettre d'accord. Seul le thème du plâtre a été mis de côté, car les médecins bloquaient sur ce point. Mais là aussi, l'équipe Kloepfel/Bredehorst a trouvé une solution alternative.
Dans quelle mesure l'optimisation a-t-elle un impact durable sur vos activités quotidiennes ?
Thomas Hippen : L'ensemble des processus a changé et a été accepté. Nous pouvons désormais nous appuyer sur les succès du projet et avons introduit de nouvelles conditions de paiement. Actuellement, nous sommes encore en train d'optimiser notre logistique.
Comment décririez-vous en trois mots la méthode de travail de l'équipe de projet Kloepfel/Bredehorst ?
Thomas Hippen : Amical, déterminé, compétent.
Les succès communs des projets dépendent aussi toujours des personnes. Nous disons que dans les projets, nous sommes
sommes des collègues temporaires. Quel a été votre sentiment ?
Thomas Hippen : L'équipe Kloepfel/Bredehorst a pu établir assez rapidement une relation collégiale et s'intégrer dans notre maison.
Heiko Goldenstein : Les conseillers savaient de quoi ils parlaient et ont ainsi rapidement gagné l'acceptation grâce à leurs compétences.
L'un ou l'autre fournisseur a dû s'habituer à voir de nouveaux visages à la table des négociations, en plus des interlocuteurs familiers de votre entreprise. Comment avez-vous vécu ces situations et quelles ont été les réactions des fournisseurs ?
Thomas Hippen : Il faut faire une distinction entre les fournisseurs locaux et les fournisseurs nationaux. Les fournisseurs nationaux se sont comportés de manière sportive, il n'y a pas eu de grande agitation. En ce qui concerne les fournisseurs locaux, il est arrivé qu'ils demandent pourquoi les prix étaient renégociés maintenant, par exemple. Mais dans ce cas, la clinique a toujours réussi à aplanir la voie et à trouver une solution grâce à une communication ouverte entre les parties concernées.
Quel est votre bilan après la fin du projet ?
Thomas Hippen : Les résultats ont parlé d'eux-mêmes, nous ne pouvons que recommander un tel projet.
Merci beaucoup pour cette interview !
